社員が「これどうする？」を自分で調べられる総務ガイドを作ろう
今日手元に残るもの
備品、郵便、名刺、会議室、来訪、証明書について、申請条件・窓口・必要物・次の一手を正式資料の位置へ戻って確かめられる「総務FAQ」と、担当・更新日・確認待ちの一覧
時間の目安
最初のFAQまで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
備品、郵便、名刺、会議室、来訪、証明書について、申請条件・窓口・必要物・次の一手を正式資料の位置へ戻って確かめられる「総務FAQ」と、担当・更新日・確認待ちの一覧
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
総務に「これどうするの？」が何回も来るから、社員が自分で探せるFAQにしたい。備品、郵便、名刺、会議室、来客、証明書で、何を出すか、誰に聞くか、次に何するかをこの資料からまとめて。書いてない締切やルールは作らず確認待ち、出典の場所と更新日も付けて。まだ社内公開はしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
備品、郵便、名刺、会議室、来訪、証明書について、申請条件・窓口・必要物・次の一手を正式資料の位置へ戻って確かめられる「総務FAQ」と、担当・更新日・確認待ちの一覧
まず自分で試す
「会議室」と「部屋を取りたい」の二通りで検索し、同じ手順が開くか見る
FAQの申請条件を一つ選び、元のWordまたはPDFの該当箇所まで戻る
資料にない質問を一つ入れ、推測回答ではなく「総務へ確認」が出ることを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
六つの用事が並んだら
社員が言いそうな短い言葉でも探せる索引を付けて。「名刺ほしい」「荷物きた」みたいな入口から、正式な手順へたどれるように。答えが資料同士で違う所は一本化せず、両方の出典と総務確認待ちを出して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
答えが長い
「最初に「すること・持っていく物・聞く先」の三行を出し、詳しい説明は後ろへ置いて」
更新漏れが心配
「各回答へ、根拠資料、確認日、見直す担当の三つを並べて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
六つの用事を別々に開き、申請条件・必要物・窓口・次の一手を読めた
任意の二回答から元資料と該当位置へ戻り、書かれた内容と合っていた
不明点と資料の食い違いが確認待ちに残り、未公開の表示が見えた
Workで作った物を保存するプロンプト
この総務FAQ、出典一覧、確認待ちを完成フォルダの「ADM01_総務FAQ」へ保存して。検索でうまく見つかった言葉、まだ総務責任者が確認する回答、社内未公開であることを先頭に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社へ移す時は、問い合わせが一番多い「会議室の利用」一項目だけへ置き換え、正式手順の持ち主と読み合わせます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
FAQから迷わず出せる総務依頼フォームを作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このFAQから、備品、名刺、会議室の三つだけ依頼フォームにして。用事を選ぶと必要な欄が変わり、足りない物は送る前に教えて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
六つの用事の申請条件、必要物、窓口、確認待ちをフォーム項目の根拠にします。
できるようになること
読むだけのガイドに、備品・名刺・会議室の不足を送信前に返す受付入口が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-02「備品・名刺・会議室を、一つの画面から頼めるようにしよう」