備品・名刺・会議室を、一つの画面から頼めるようにしよう
今日手元に残るもの
備品・名刺・会議室を選ぶと、必要項目、希望日、費用負担、承認者、添付資料が切り替わり、不足を送信前に返す「条件分岐付き総務依頼フォーム」と受付内容プレビュー
時間の目安
最初の3分岐フォームまで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
備品・名刺・会議室を選ぶと、必要項目、希望日、費用負担、承認者、添付資料が切り替わり、不足を送信前に返す「条件分岐付き総務依頼フォーム」と受付内容プレビュー
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-01で保存した総務FAQのうち、備品・名刺・会議室の確認済み手順と確認待ちを使います。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
備品と名刺と会議室、同じ依頼欄だと毎回聞き直しになる。最初に用事を選んだら、必要な内容、いつまでに欲しいか、どこが費用を持つか、誰のOKが要るか、添付する物を切り替えるフォームにして。足りない所だけ返して、送信は確認画面で止めて。発注も予約確定もまだ無し。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
備品・名刺・会議室を選ぶと、必要項目、希望日、費用負担、承認者、添付資料が切り替わり、不足を送信前に返す「条件分岐付き総務依頼フォーム」と受付内容プレビュー
まず自分で試す
備品から名刺へ切り替え、不要な欄が消えて必要な欄が増えるのを見る
会議室の希望日を空にして進み、不足がその欄の近くへ出るか確かめる
確認画面で一項目を修正し、戻った後も他の入力が残るか見る
承認待ちの備品依頼で確定操作を押し、発注せず人の確認で止まることを見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三つの分岐を触れるようになったら
入力後に、受付番号候補、依頼の種類、希望日、費用負担、承認待ち、添付の有無を一画面で読み直せるようにして。FAQで確認待ちのルールに当たったら、送信ボタンではなく総務へ相談を出して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
項目が多く見える
「最初は用事と希望日だけを見せ、選択後に必要な欄を一まとまりずつ出して」
何が足りないか分かりにくい
「未入力の欄名と、なぜ必要かを確認画面の上に短く並べて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
備品・名刺・会議室の三分岐を自分で切り替え、それぞれ違う必要項目が表示された
空欄を残したケースで不足だけが返り、入力済みの内容は消えなかった
受付内容を読み直して修正でき、承認前・未送信・未発注・未予約で止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
この依頼フォーム、三分岐の項目表、受付プレビューを完成フォルダの「ADM02_総務依頼フォーム」へ保存して。うまく不足を返せたケース、FAQから引き継いだ確認待ち、発注・予約・送信をしていない状態も残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社ではまず「名刺の追加」だけへ置き換え、印刷内容と費用負担を誰が承認するか決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
もしもの時に最初の一手だけ見られるBCPセットを足そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
次は地震、停電、ネットが切れた時の最初の一枚を作りたい。誰が何を止め、どこへ連絡するか、資料にある範囲で場面別に分けて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
FAQの正式な相談先と、依頼フォームの担当・確認状態の考え方を緊急時の連絡欄へ使います。
できるようになること
日常の依頼入口に、地震・停電・通信障害で迷わない持ち歩き手順が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-03「地震・停電・通信障害でも、次に何をするか分かる持ち歩きセットを作ろう」