地震・停電・通信障害でも、次に何をするか分かる持ち歩きセットを作ろう
今日手元に残るもの
地震・停電・通信障害ごとに、身の安全、設備停止、安否確認、避難、代替連絡、初動担当を一枚でたどる「携帯用初動カード」、未送信の連絡文テンプレート、実施確認チェックリスト
時間の目安
最初の初動カードまで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
地震・停電・通信障害ごとに、身の安全、設備停止、安否確認、避難、代替連絡、初動担当を一枚でたどる「携帯用初動カード」、未送信の連絡文テンプレート、実施確認チェックリスト
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-01の確認済み相談先と更新日、ADM-02の担当・承認待ちの表示を引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
地震とか停電とか、ネットが切れた時に長いマニュアル探してられない。最初に自分の安全、それから安否、避難、止める設備、代わりの連絡手段、最初に動く担当を場面ごとに一枚にして。資料にない避難先や電話は作らず赤い確認待ち。連絡文は下書きだけで、一斉送信はしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
地震・停電・通信障害ごとに、身の安全、設備停止、安否確認、避難、代替連絡、初動担当を一枚でたどる「携帯用初動カード」、未送信の連絡文テンプレート、実施確認チェックリスト
まず自分で試す
通信障害のカードだけを機内モード想定で開き、ネットなしでも読める内容か見る
地震の最初の三手を声に出し、長い説明へ戻らず順番が分かるか確かめる
連絡文テンプレートの宛先を空欄のまま押し、送信ではなく人の選択待ちになるか見る
更新日を古い日付へ変え、警告と総務確認先が表示されるか試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三場面のカードができたら
印刷一枚とスマホ一画面の両方で、上から押す順に並べて。通常の総務ページが開かない時の紙の置き場所、最終更新日、古い時に使わず誰へ聞くかも入れて。見た目の本格制作へ渡す時は、承認済みの文言だけを正本として渡すメモも付けて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
一枚に収まらない
「最初の五分で行うことだけを表へ残し、その後の説明は参照先へ分けて」
三場面が混ざる
「共通の安全行動を上に置き、設備停止と代替連絡だけを場面別に分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
地震・停電・通信障害の三カードを開き、最初にすることと初動担当を場面別に読めた
資料にない避難先・連絡先が確認待ちのままで、架空情報へ置き換わっていなかった
紙想定またはオフライン表示で初動をたどれ、連絡文は宛先未選択・未送信で止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
この初動カード、連絡文テンプレート、確認チェックリストを完成フォルダの「ADM03_BCP持ち歩きセット」へ保存して。声に出して通せた場面、避難先などの未確認、全連絡が未送信であることも表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社へ持ち込むなら「事務所で停電した最初の五分」だけへ置き換え、安全担当と紙で読み合わせます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
日常の備品をQR候補で貸し借りできるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
今度は備品番号を読むと、誰がどこでいつまで借りるか確認できる貸出画面にして。QRは教材用の候補、受渡しは双方がOKするまで確定しないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
日常と緊急時を混同しない状態表示、担当、更新日のルールを備品台帳にも使います。
できるようになること
見る手順に加え、備品IDから貸出・返却を双方で確認する操作ができます。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-04「QRを読むだけで、備品の貸出と返却ができるアプリを作ろう」