日常の依頼と災害訓練を通して、みんなが使える総務ページを完成させよう
今日手元に残るもの
架空依頼30件の日常運用と災害シナリオ1件を通した「社内総務ポータル＋BCP状況ボード」、訓練記録、受付時間・処理漏れ・情報到達・手動復旧の効果測定、運用ガイド、継続判断書
時間の目安
通し運転と判断書まで 100〜140分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空依頼30件の日常運用と災害シナリオ1件を通した「社内総務ポータル＋BCP状況ボード」、訓練記録、受付時間・処理漏れ・情報到達・手動復旧の効果測定、運用ガイド、継続判断書
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-01〜09で完成フォルダへ保存した総務FAQ、依頼、BCP、備品、受付、施設、連携、状況ボード、安全テストを同じWorkで使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
最後、総務ページを架空依頼30件で一日回して、そのあと災害シナリオを1件やろう。備品、名刺、会議室、来客、荷物、施設対応を受付番号で追い、受付にかかった時間、処理漏れ、必要な人まで情報が届いたか、停止後に手で戻せたかを記録して。実際の予約、業者連絡、発注、支払、一斉通知、権限変更は全部しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空依頼30件の日常運用と災害シナリオ1件を通した「社内総務ポータル＋BCP状況ボード」、訓練記録、受付時間・処理漏れ・情報到達・手動復旧の効果測定、運用ガイド、継続判断書
まず自分で試す
30件から一つの受付番号を選び、依頼受付から担当への差戻しまたは完了確認までたどる
備品と会議室の重複ケースを一つずつ入れ、どちらも確定前に止まるか見る
緊急モードでオフライン初動カードを開き、未回答を未確認のまま手動一覧へ移す
効果測定の処理漏れを元台帳から数え直し、同じ件数か確かめる
運用ガイドだけを見て停止から通常モードへ戻し、未処理が二重実行されないか確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
架空依頼30件の日常運用が終わったら
ここで通常運用を停止して、地震・停電・通信障害から一つの教材シナリオを選び、緊急モードへ切り替えて。初動カード、安否の未確認、拠点状態、代替連絡、手動復旧を順に通し、訓練連絡は画面内のプレビューだけにして。
日常と訓練の記録がそろったら
四つの測定を元の受付番号へ戻れる形でまとめ、新しい総務担当向けに朝、受付、施設事故、災害、停止と復旧の操作ガイドを作って。最後は「続ける・直して続ける・止める」の三択、決める欄は人用に空けて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
30件が追えない
「受付番号ごとに、今の状態、次に人がすること、止まった理由の三列索引を付けて」
効果が良く見えすぎる
「良くなった、悪くなった、測れなかったを同じ表に出して」
訓練手順が長い
「最初の五分、次の連絡、業務を戻す時の三場面へ分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
架空依頼30件を受付番号で追い、完了・確認待ち・差戻し・停止の状態を数え直せた
災害シナリオ1件で緊急切替、初動、未確認管理、オフライン、手動復旧まで操作できた
受付時間・処理漏れ・情報到達・手動復旧の四項目を元記録へ戻って確認できた
予約・外部送信・発注・支払・一斉通知・権限変更ゼロのまま、判断書へ人が丸を付けられた
Workで作った物を保存するプロンプト
この総務ポータルとBCP状況ボード、架空30件、災害訓練1件、効果測定、運用ガイド、判断書を完成フォルダの「ADM10_社内総務ポータル完成版」へ保存して。通った工程、未確認と修正待ち、外部実行ゼロを表紙に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際の職場では、まず「会議室依頼を受付して総務が確認する」一経路だけへ置き換え、本番連携を切ったまま並行確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。もっと試したい方だけ、総仕上げへ進みます。
次にすること
自社で試す一つの依頼と、止める責任者を決めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この判断書から、自社で最初に試す総務依頼を一種類だけ選んで。使うデータ、見る人、止める条件、紙へ戻す先を計画表にして、実行はまだしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
安全テスト済みポータル、BCP状況ボード、運用ガイド、効果測定、判断書を正本にします。
できるようになること
架空運用の証拠から、自社の小さな並行試行へ移す条件を決められます。
このコースに、次の課題はありません
下の文は、やりたい人だけが試す最後の仕上げです。