予約の重なり・通知間違い・通信切れでも、元に戻れる社内ページにしよう
今日手元に残るもの
誤利用者、二重予約、返却漏れ、古い緊急連絡先、権限外閲覧、通信断、停電、誤一斉通知を正解つき架空ケースで試し、最小権限・重複防止・鮮度警告・通知承認・オフライン・停止・復旧を確かめた「総務安全テスト記録」
時間の目安
最初の安全試験まで 55〜75分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
誤利用者、二重予約、返却漏れ、古い緊急連絡先、権限外閲覧、通信断、停電、誤一斉通知を正解つき架空ケースで試し、最小権限・重複防止・鮮度警告・通知承認・オフライン・停止・復旧を確かめた「総務安全テスト記録」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-01〜08の総務FAQ、依頼、BCP、備品、受付、施設、連携、状況ボードと操作履歴を架空状態のまま使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 3上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 4材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
総務ページ、事故る場面を先に潰したい。別人で開く、会議室が重なる、備品の返却が抜ける、緊急連絡先が古い、権限なしで見る、通信が切れる、停電する、間違った一斉通知を押す、の八つ。期待する止まり方を先に表にしてから一件ずつ試して。実際の権限変更も送信も無し、止まらなければ全処理を止めて手作業へ戻して。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
誤利用者、二重予約、返却漏れ、古い緊急連絡先、権限外閲覧、通信断、停電、誤一斉通知を正解つき架空ケースで試し、最小権限・重複防止・鮮度警告・通知承認・オフライン・停止・復旧を確かめた「総務安全テスト記録」
まず自分で試す
受付役で施設の内部メモを直接開こうとし、理由つきで拒否されるか見る
同じ会議室・同じ時刻の予定を二件入れ、どちらも確定せず人の選択待ちになるか試す
緊急連絡先の更新日を古くして、一斉通知候補より前に鮮度警告が出るか確かめる
通信断または停止モードへ切り替え、紙・オフライン手順と未処理一覧を開く
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
八ケースを一度流したら
失敗したケースだけ直して同じ入力で再試験して。修正前後、止まった画面、残った履歴、誰が再開を判断するか、戻す手順を横に並べて。通信断と停電ではオフラインの初動カードを実際に開く所まで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
結果が○×だけ
「期待、実際、証拠、影響、直す所、再試験の六列で一件ずつ残して」
復旧が怖い
「再開前に確認する未処理、情報の新しさ、責任者の三つをチェック欄にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
八ケースすべてに期待結果・実際の結果・証拠が残り、失敗分は再試験で止まった
別人・二重予約・古い連絡先・権限外を自分で操作し、それぞれの理由を画面で読めた
通信断と停電の想定でオフライン手順を開き、停止後の未処理を重複なく手動へ渡せた
本番権限を変えず、一斉通知・外部送信・発注・支払が一件も起きなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
この八ケースの安全テスト、修正前後、停止・オフライン・復旧の証拠を完成フォルダの「ADM09_総務安全テスト」へ保存して。再試験で止まった所、まだ責任者が見る所、本番権限変更と外部実行がゼロだったことを表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社へ持ち込む前に「会議室の二重予約」一ケースだけを架空予定へ置き換え、総務責任者と止まり方を確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
架空依頼30件と災害シナリオで総務ポータルを通そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この安全確認済み一式で、架空依頼30件の日常運用と災害シナリオ1件を最初から通す前に、人が押す所と外へ出さない所を一枚にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
安全試験後のFAQ、依頼、BCP、備品、受付、施設、連携、状況ボード、停止・復旧手順を統合します。
できるようになること
個別画面の確認から、日常運用と災害訓練を測って判断できる総合版になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-10「日常の依頼と災害訓練を通して、みんなが使える総務ページを完成させよう」