普段も災害時も、社内の今が一画面で分かるようにしよう
今日手元に残るもの
通常時の未処理依頼・返却遅延・施設障害と、災害時の教材用安否・拠点状態・代替手段を切り替え、更新時刻と元IDへ戻れる「総務運用ダッシュボード＋BCP状況ボード」、定期集計案、停止・手動発行手順
時間の目安
設定案まで 35〜50分・次回集計の証拠は設定した日時以降
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
通常時の未処理依頼・返却遅延・施設障害と、災害時の教材用安否・拠点状態・代替手段を切り替え、更新時刻と元IDへ戻れる「総務運用ダッシュボード＋BCP状況ボード」、定期集計案、停止・手動発行手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-03のBCPセットと、ADM-04〜07の備品・来訪・施設・連携の架空状態と受付番号を集計します。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
普段は未処理の依頼、返却遅れ、壊れた所、引継ぎ待ちを見たい。もしもの時は安否の返事、拠点が使えるか、代わりの連絡や作業場所へ切り替えたい。同じ画面でモードを分け、更新時刻と元の受付番号へ戻れるようにして。まず手動で今日版を出して、自動集計や一斉通知は設定案まで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
通常時の未処理依頼・返却遅延・施設障害と、災害時の教材用安否・拠点状態・代替手段を切り替え、更新時刻と元IDへ戻れる「総務運用ダッシュボード＋BCP状況ボード」、定期集計案、停止・手動発行手順
まず自分で試す
通常モードで返却遅延を一件開き、ADM-04の貸出履歴まで戻る
災害モードへ切り替え、未回答を「無事でない」と断定せず未確認表示のまま見る
元データの状態を一件変えて手動再集計し、該当する数字だけ変わるか確かめる
停止操作を押し、次回集計と通知候補が動かず手動手順を開けるか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今日版を元台帳と照合できたら
次回から集計する案に、動く日時、読む台帳、出力先、失敗時の表示、止め方、手動で同じ物を出す手順を付けて。人がOKするまでは有効にせず、災害モードの一斉通知は毎回宛先と文面を人が確認するままにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
画面が混み合う
「通常は三つの滞留、緊急時は安否・拠点・代替手段の三つを先頭にして」
数字の意味が不明
「数字の横に数えた状態、基準時刻、元台帳名を短く表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日その場で確かめる
通常と緊急の表示を切り替え、各数字から元の受付番号またはBCP記録へ戻れた
集計値を一つ手で数え直し、更新時刻と集計条件も読めた
設定案の日時・入力元・出力先・失敗表示・停止・手動手順を確認できた
設定した次回以降に残す証拠
人が有効化した場合だけ次回版が実際に出て開けた、または手動手順で同じ版を作れた
停止後に自動集計と通知候補が増えず、未処理案件を手動一覧へ渡せた
Workで作った物を保存するプロンプト
この通常・緊急ボード、今日版、定期設定案、停止と手動発行の手順を完成フォルダの「ADM08_総務BCP状況ボード」へ保存して。照合できた数字、次回まで未確認の証拠、一斉通知は未送信であることを残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では通常モードの「備品返却遅れ」一指標だけへ置き換え、毎朝見る担当と更新時刻を決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
重複・漏えい・通信断でも安全に止まり戻れるか試そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この総務ページに、二重予約や別人表示、古い連絡先、通信切れをわざと入れて、先に正しい止まり方を書いてから試そう。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
依頼フォーム、備品、受付、施設、連携、通常・緊急ボードと停止・手動手順を試験対象にします。
できるようになること
便利な総務ポータルに、誤利用や古い情報を止めて復旧する検査記録が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-09「予約の重なり・通知間違い・通信切れでも、元に戻れる社内ページにしよう」