総務に届いた依頼を、IT・人事・購買・業者へ間違えずに渡そう
今日手元に残るもの
総務依頼をIT・人事・購買・外部業者へ、必要最小限の項目と人の承認状態だけで振り分け、同じ受付番号へ進捗・差戻し理由を返す「承認付き総務連携フロー」試作
時間の目安
最初の4経路連携まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
総務依頼をIT・人事・購買・外部業者へ、必要最小限の項目と人の承認状態だけで振り分け、同じ受付番号へ進捗・差戻し理由を返す「承認付き総務連携フロー」試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-02、ADM-04、ADM-05、ADM-06で使った受付番号・備品ID・場所・承認状態・担当・履歴をそのまま使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
総務に来た依頼、ITなのか人事なのか購買なのか業者なのかで渡し間違える。依頼の種類から渡し先候補と必要な項目だけ出して、同じ受付番号で返事が戻る流れにして。個人情報も写真も丸ごと渡さない。承認がない物は引継ぎ候補で止めて、外部業者への送信、発注、アカウントや権限の変更は絶対まだしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
総務依頼をIT・人事・購買・外部業者へ、必要最小限の項目と人の承認状態だけで振り分け、同じ受付番号へ進捗・差戻し理由を返す「承認付き総務連携フロー」試作
まず自分で試す
備品購入の依頼を選び、購買へ渡す候補に個人連絡先が含まれないか見る
入社用アカウントの依頼をITへ進め、承認未了で権限変更前に止まるか試す
施設写真を外部業者向けプレビューで開き、不要な画像やメモが除外されているか確かめる
差戻し理由を入力し、同じ受付番号の総務画面へ戻るかたどる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
四経路の見本ができたら
渡す前のプレビューに、相手、渡す項目、隠す項目、承認者、未確認を並べて。受け側が差し戻したら新しい番号を作らず、理由と担当を元の受付番号へ返して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
渡す情報が多い
「各受け側が次の一手に必要な欄だけ選び、残りは総務側の元記録に置いて」
差戻しが迷子になる
「戻す先、理由、足す資料、再確認する人を受付番号の横へ出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
四つの受け側ごとに渡す項目・隠す項目・承認状態を見比べられた
未承認の購買・IT・業者案件が、発注・権限変更・外部送信の前で止まった
一件を差し戻し、元と同じ受付番号で理由・担当・追加資料を開けた
Workで作った物を保存するプロンプト
この総務連携フロー、四経路の項目表、差戻し操作の記録を完成フォルダの「ADM07_総務連携フロー」へ保存して。必要最小限で渡せた例、承認待ち、外部送信・発注・権限変更ゼロも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では「新しいパソコンの購入候補を購買へ渡す」一経路だけへ置き換え、総務と購買で項目を読み合わせます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
通常時と緊急時の今を一画面にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この受付とBCPを集めて、普段は未処理、返却遅れ、施設障害、緊急時は安否、拠点、代替手段が見える一枚にして。まず今の架空データだけ。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
未処理依頼、貸出遅延、施設障害、連携待ち、担当、更新時刻、BCPカードを集計元にします。
できるようになること
個別案件の流れが、通常運用と災害時の詰まりを切り替えて見る状況ボードになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-08「普段も災害時も、社内の今が一画面で分かるようにしよう」