壊れた場所を撮るだけで、修理が終わるまで追えるようにしよう
今日手元に残るもの
写真または教材画像の枠、場所、症状、影響、緊急度候補、業者候補、見積、承認、作業、完了確認を同じ案件IDで追う「施設チケット・修繕承認ツール」試作
時間の目安
最初の施設チケットまで 40〜55分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
写真または教材画像の枠、場所、症状、影響、緊急度候補、業者候補、見積、承認、作業、完了確認を同じ案件IDで追う「施設チケット・修繕承認ツール」試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-05の場所・担当・受付番号と、ADM-02の費用負担・承認待ちを施設案件へ引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
「ここ壊れてます」だけ来ても、その後が追えん。設備点検票の一部を教材画像の見本にして、場所、どんな症状、仕事への影響、どれくらい急ぐか、業者候補、見積、誰のOK待ち、直した後の確認まで同じ番号で見たい。危険かどうかはAIで決めず、見積依頼も発注もまだ送らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
写真または教材画像の枠、場所、症状、影響、緊急度候補、業者候補、見積、承認、作業、完了確認を同じ案件IDで追う「施設チケット・修繕承認ツール」試作
まず自分で試す
設備点検票の一部を画像見本として入れ、元PDF名とページへ戻れるか見る
影響を空欄にして次へ進み、業者選びではなく総務への聞き返しで止まるか試す
見積候補を一つ追加し、承認者未選択では発注候補へ進まないことを確かめる
完了に変える前に現場確認欄を開き、自分で確認印を付けるまで案件が閉じないか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一件のチケットができたら
緊急度は「安全担当へ即確認・業務影響を確認・通常点検」の候補表示までにして、人が選ぶ欄を空けて。写真に人物、名札、画面、住所が映る想定なら保存前に止める確認も付けて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
症状が伝わらない
「どこ、いつから、何をすると起きる、使えない範囲の四つを短く聞いて」
写真だけで判断しそう
「写真から見えた事実と、現場で人が確かめる項目を別の欄にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
一つの案件IDで画像枠・場所・症状・影響・見積候補・承認待ち・完了確認を順に開けた
緊急度候補を人が選ぶ前と承認者未選択の両方で、外部依頼と発注が止まった
現場確認の印を自分で付けた後だけ完了になり、作業前の記録も残った
Workで作った物を保存するプロンプト
この施設チケット試作、画像の扱い確認、見積・承認・完了の履歴を完成フォルダの「ADM06_施設チケット」へ保存して。止められた発注候補、まだ安全担当が見る所、外部未送信であることも表紙に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では「照明が一か所点かない」など安全担当が選んだ低リスク例だけへ置き換え、現場確認の担当を決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
総務の依頼を担当部署へ迷わず受け渡そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この四種類の受付を、IT、人事、購買、業者のどこへ渡すか振り分けたい。必要な情報と承認状態だけ、同じ受付番号で候補を作って。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
依頼・備品・来訪・施設の受付番号、必要情報、承認状態、写真の公開範囲を引き継ぎます。
できるようになること
総務内の管理から、IT・人事・購買・外部業者へ必要最小限だけ渡す連携になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-07「総務に届いた依頼を、IT・人事・購買・業者へ間違えずに渡そう」