今日の来客・会議室・届いた荷物が、一目で分かる受付画面を作ろう
今日手元に残るもの
来訪者、社内担当、日時、会議室、必要設備、配送物を受付番号で結び、今日の予定だけを役割に必要な範囲で表示する「当日フロントデスク」試作
時間の目安
最初の当日画面まで 35〜50分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
来訪者、社内担当、日時、会議室、必要設備、配送物を受付番号で結び、今日の予定だけを役割に必要な範囲で表示する「当日フロントデスク」試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
ADM-02の依頼番号と確認画面、ADM-04の場所・状態・更新履歴を画面の共通ルールとして使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
朝、誰が来てどの部屋で、何を用意して、荷物は誰宛てかを一枚で見たい。会議の予定から今日の分だけ、来客、社内担当、時間、会議室、必要な設備をつないで、配送物は受付で手入力できるようにして。受付には必要な情報だけ。部屋の予約や来訪通知、受領連絡は人が見て押すまで送らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
来訪者、社内担当、日時、会議室、必要設備、配送物を受付番号で結び、今日の予定だけを役割に必要な範囲で表示する「当日フロントデスク」試作
まず自分で試す
日付を今日想定から翌日へ切り替え、表示される予定だけが変わるか見る
同じ時間・同じ会議室の教材予定を一件追加し、重複警告が出るか試す
配送物を一件入力して担当へ割り当て、受領前の状態で止まることを確かめる
受付役と総務役を切り替え、会議メモなど不要な内容が受付役に見えないか比べる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今日の一覧が見えたら
同じ会議室が重なった予定、担当が空欄の来訪、宛先が分からない荷物を上に分けて。個人の電話や会議メモ本文は受付画面へ出さず、元記録へ戻れる受付番号だけ残して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
朝の一覧が細かすぎる
「時刻、来訪か荷物か、社内担当、場所、確認待ちだけを最初の行にして」
遅れが分からない
「予定時刻を過ぎても未到着の物だけ、元の予定を変えず上に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
日付を切り替え、選んだ日の来訪・会議室・配送物だけを一画面で見られた
会議室重複・担当空欄・宛先不明が別の理由で表示され、勝手に割り当てられなかった
受付役では必要最小限だけが見え、予約・通知・受領連絡は未実行で止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
この当日フロントデスク、役割別表示、重複と未割当の確認記録を完成フォルダの「ADM05_当日フロントデスク」へ保存して。今日の一覧でうまく追えた件、未確認の部屋と宛先、通知・予約・受領連絡が未実行の状態を残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では午前中の来客予定だけへ置き換え、受付担当に本当に必要な列を一緒に選びます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
設備の不具合を写真枠から完了確認まで追おう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
次は壊れた場所を写真つきで受けて、どこで誰が困るか、急ぐか、見積と承認、直った確認まで一件で追えるようにして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
場所、担当、受付番号、当日状態、必要最小限表示を施設チケットへ使います。
できるようになること
予定を見る画面に、不具合の受付から見積・承認・修理後確認までを追う案件管理が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
ADM-06「壊れた場所を撮るだけで、修理が終わるまで追えるようにしよう」