長い問い合わせを、「次に何をする？」が分かる1枚にしよう
今日手元に残るもの
一件の問い合わせが、質問・相手の希望・期限・お客様の気持ち・こちらで確認しないと答えられない事実の5枠に分かれ、どの発言から取ったかが1行ずつ付いた「問い合わせ対応メモ.md」
時間の目安
最初の完成まで 10〜15分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
一件の問い合わせが、質問・相手の希望・期限・お客様の気持ち・こちらで確認しないと答えられない事実の5枠に分かれ、どの発言から取ったかが1行ずつ付いた「問い合わせ対応メモ.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Chatの入力欄を使います。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。TXTを貼り、指定資料を添付してから、下の文を送ります。
この電話メモと折り返しの走り書き、長いわりに結局何すればいいのか分からない。質問、相手の希望、期限、困ってるとか急いでるみたいな気持ち、こっちで確認しないと答えられない事実、の5つに分けて。1行ごとに「相手の3番目の発言」みたいに、どこから取ったか付けて。メモに書いてない日にちは勝手に決めないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
一件の問い合わせが、質問・相手の希望・期限・お客様の気持ち・こちらで確認しないと答えられない事実の5枠に分かれ、どの発言から取ったかが1行ずつ付いた「問い合わせ対応メモ.md」
まず自分で試す
引用位置を1つ選び、電話の生メモ_02.docxの会話の表で本当にその発言か開いて確かめる
期限の枠を読み、メモのどこにも書いていない日付が入っていないか探す
確認が必要な事実を声に出して読み、いま自分が答えられるかどうか決める
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
5枠に分かれたら
一番上に「次にやること」を1個だけ足して。今日すぐ動けるやつね。あと確認が必要な事実には、誰に聞けば埋まるかの欄も付けて。返信の文はまだ書かないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
5枠のどれにも入らない話がある
「どの枠にも入らない一行は捨てないで、その他の枠に残して」
気持ちの枠が決めつけっぽい
「気持ちは相手の言葉をそのまま引いて、こっちの解釈は括弧で分けて」
引用位置が分かりにくい
「引用位置は話者と順番で書いて。相手・3番目、みたいに」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
引用位置を1つたどり、電話の生メモ_02.docxで同じ発言を自分で開けた
メモに書いていない期限が、決定として入っていないことを読んで確かめた
次にやることが1個だけになった対応メモを保存できた
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
Workで作った物を保存するプロンプト
この5枠の対応メモと引用位置、次にやること1個を、完成フォルダに「問い合わせ対応メモ.md」で保存して。お客様にはまだ何も返していないことも書いといて。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
いま受信箱で一番長い問い合わせを1通だけ、この5枠に分けるところまでやります。返信を書くのはそのあとにします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この5枠の質問を、根拠つきの回答集へ育てよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この対応メモの質問のうち、社内の資料さえあれば答えられそうなものを3つ選んで、答えはまだ書かずに、どの資料を見れば答えられるかだけ並べて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った対応メモの質問の枠と、確認が必要な事実の一覧を、回答集の最初の行にそのまま使います。
できるようになること
同じ質問が次に来た時、資料を開き直さずに出典つきで答えられる見本が増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
CS-02「正式な資料を見ながらすぐ答えられる、返信の見本集を作ろう」