架空の問い合わせ100件で、根拠を見ながら答えるAI窓口を完成させよう
今日手元に残るもの
架空の問い合わせ100件を受付・振り分け・回答案・状況共有・やることの登録・お客様の言葉の集計まで通した「AIサポートハブ」一式と、運用ガイド、効果測定(最初の返事までの時間・誤った振り分け・根拠不足・期限漏れ)、続けるか直すか止めるかの判断書
時間の目安
通し運転と判断書まで 60〜90分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の問い合わせ100件を受付・振り分け・回答案・状況共有・やることの登録・お客様の言葉の集計まで通した「AIサポートハブ」一式と、運用ガイド、効果測定(最初の返事までの時間・誤った振り分け・根拠不足・期限漏れ)、続けるか直すか止めるかの判断書
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
CS-01〜09で完成フォルダに残した全部(問い合わせ対応メモ、FAQ回答集、おわび返信セット、振り分け画面、回答コンソール、状況ページ、約束台帳、週次サポートレポート、サポート安全テスト記録)を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
02_顧客_営業.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
仕上げ。この顧客Excelの架空のお客さんを使って、問い合わせを100件でっち上げて一気に流したい。受付、振り分け、回答案、状況ページへの反映、やることの登録、お客様の言葉の集計まで。返金と規約外の約束と本人確認と事故の話は、いつも通り途中で止めて俺に回して。外へは一通も送らないで。100件のうち20件くらいは、わざと答えにくいやつを混ぜといて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の問い合わせ100件を受付・振り分け・回答案・状況共有・やることの登録・お客様の言葉の集計まで通した「AIサポートハブ」一式と、運用ガイド、効果測定(最初の返事までの時間・誤った振り分け・根拠不足・期限漏れ)、続けるか直すか止めるかの判断書
まず自分で試す
100件から1件選び、受付から状況ページの表示まで問い合わせ番号だけでたどり、人が止まった場面の記録を確かめる
効果測定の数字を1つ選び、台帳から自分で数え直して合っているか見る
運用ガイドだけを見て、今週分の週次レポートを自分の手で1回出す
根拠を付けられなかった回答を開き、なぜ付かなかったのか読む
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
100件を流し終えたら
結果を数えて。最初の返事までにかかった時間、振り分けを人が直した件数、根拠を付けられなかった回答の数、期限を過ぎた件。あと、明日から別の人が担当しても回るように、朝やること・困った時・止め方の順で運用ガイドを1枚にして。
数字とガイドがそろったら
最後に判断書。この窓口を続けるか、直してから続けるか、いったん止めるかを、根拠の数字と一緒に3択で並べて。決めるのは俺だから、おすすめは1個だけ理由つきで。
送った後に試す
判断書の3択と根拠の数字を読み、自分でどれか一つに丸を付ける
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
100件が多すぎて追えない
「1日ごとに、件数と人が止めた場面と翌日への持ち越しの3行だけの日報を付けて」
測定がいい数字ばかり
「うまくいかなかった件も数えて。誤った振り分けと期限漏れは、起きた場面つきで」
ガイドが仕組みの説明になってる
「運用ガイドは説明じゃなく、朝・対応中・終業前にやることの順にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
100件の記録が残り、返金・規約外の約束・本人確認・事故・外部送信の場面で毎回止まっていた
最初の返事までの時間か誤った振り分けの件数を、約束台帳から自分で数え直せた
運用ガイドだけを頼りに、週次レポートを1回自分で出せた
この窓口を続けるか直すか止めるか、判断書の3択から自分で一つ選んで書き込めた
Workで作った物を保存するプロンプト
このサポートハブ一式と、100件の記録、効果測定、運用ガイド、判断書を、完成フォルダの「AIサポートハブ」へ全部そろえて保存して。全部架空データで、お客様にも外部にも一通も送っていないことを表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際に始めるなら、問い合わせの多い窓口を1つだけ、振り分けと出典つきの回答案で1週間並行して回し、判断書の形で上司と続けるか決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。もっと試したい方だけ、総仕上げへ進みます。
次にすること
自分の窓口の名前で、最初の1週間を計画しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この判断書を元に、うちの窓口で最初の1週間だけ試す計画表つくって。使うのはFAQ回答集と振り分けからでいい。お客様の実名と連絡先はまだ入れない。困った時に止める合図と、手で返す手順も計画に入れて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
通し運転を終えたサポートハブ一式と、運用ガイド、判断書をそのまま使います。
できるようになること
架空データの練習から、自分の窓口の一部で試す準備へ進めます。
このコースに、次の課題はありません
下の文は、やりたい人だけが試す最後の仕上げです。