請求書をまとめて入れて、金額と支払期限が分かる一覧を作ろう
今日手元に残るもの
取引先・請求番号・発注ID・日付・税区分・合計・支払期限の候補が並び、原本のファイル名と読み取りの自信度、資料に無かった項目が分かれて残る「請求書受付一覧.xlsx」(受付一覧・要確認・読み取り元の3シート)
時間の目安
最初の完成まで 15〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
取引先・請求番号・発注ID・日付・税区分・合計・支払期限の候補が並び、原本のファイル名と読み取りの自信度、資料に無かった項目が分かれて残る「請求書受付一覧.xlsx」(受付一覧・要確認・読み取り元の3シート)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
溜まった仕入請求書、これ全部Excelの一覧にして。取引先と請求書番号と発注IDと日付と合計、税が10%か8%か、支払期限がいつか。どのPDFのどこから取ったかも列に残して。1枚だけ薄くて読みにくいのが混ざってる。読めない所は自信度を低くして、勝手に埋めずに「要確認」シートへ回して。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
取引先・請求番号・発注ID・日付・税区分・合計・支払期限の候補が並び、原本のファイル名と読み取りの自信度、資料に無かった項目が分かれて残る「請求書受付一覧.xlsx」(受付一覧・要確認・読み取り元の3シート)
まず自分で試す
保存した「請求書受付一覧.xlsx」を開き、1行選んで元の仕入請求書PDFを開き、合計を突き合わせる
OCR練習のPDFから来た行を探し、自信度が低い印が付いているか見る
支払期限の列が、資料に書いていなかった行では空欄か「要確認」になっているか確かめる
自分で1行だけ税区分を「要確認」に書き換えて、保存し直す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一覧の行がひととおり並んだら
合計の列を、税抜と税と税込に分けて。あと自信度が低い行だけ色を変えて、要確認シートの先頭に「何が読めなかったか」を一行ずつ書いて。読めない金額はこっちで確かめるから空欄のままでいい。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
どのPDFから来たか分からない
「原本の列にファイル名と項目名を入れて、あとから開ける形にして」
金額の桁が怪しい
「合計が10万円を超える行だけ別シートに抜いて、桁を大きく表示して」
一覧が横に長い
「支払に要る列を左に寄せて、読み取りのメモは右端にまとめて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
「請求書受付一覧.xlsx」を開き、1行の合計を元の仕入請求書PDFと突き合わせて一致していた
読み取れなかった項目が要確認シートに残り、一覧側は空欄のままだった
自分で書き換えた税区分の「要確認」が、保存し直しても残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この一覧を完成フォルダに「請求書受付一覧.xlsx」で保存して。読み込んだPDFのファイル名と、要確認へ回した項目の数、まだ誰にも回していないことを表紙シートに書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず机の上の未処理の仕入請求書を3枚だけ、取引先名を架空の名前に伏せたまま同じ列に並べ直します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この一覧から、二重に払いそうな行を先に見つけよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この受付一覧の中で、取引先が同じで合計も近い行の組を探して、二重に払いそうな候補だけ先に並べてみて。まだ消さないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った「請求書受付一覧.xlsx」の取引先・請求番号・発注ID・合計の列を、そのまま点検の材料にします。
できるようになること
払う前に、同じ請求と足りない項目が理由つきで分かるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
FIN-02「同じ請求と足りない項目を、支払う前に見つけてみよう」