同じ請求と足りない項目を、支払う前に見つけてみよう
今日手元に残るもの
重複候補が一致した列つきで並ぶ「重複と不足チェック表.xlsx」(重複候補・不足項目・確認依頼の3シート)と、取引先ごとの未送信の確認依頼文
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
重複候補が一致した列つきで並ぶ「重複と不足チェック表.xlsx」(重複候補・不足項目・確認依頼の3シート)と、取引先ごとの未送信の確認依頼文
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
FIN-01で保存した「請求書受付一覧.xlsx」を添付し、あとから届いた3枚を足してから点検します。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
受付一覧に、あとから届いたこの3枚も足して。そのうえで、同じ取引先で請求番号か発注IDか合計が近い組を「重複かも」で出して、どの列が一致したかも書いて。登録番号と振込口座と税区分と費目が抜けてる行も抜き出したい。取引先のExcelの取引先シートと突き合わせて、それでも埋まらない分だけ残して。取引先へ聞く文の下書きも作って、送るのは無しね。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
重複候補が一致した列つきで並ぶ「重複と不足チェック表.xlsx」(重複候補・不足項目・確認依頼の3シート)と、取引先ごとの未送信の確認依頼文
まず自分で試す
重複候補の1組を選び、両方の仕入請求書PDFを並べて開き、発注IDが同じか自分の目で見る
取引先のExcelの取引先シートを開き、支払条件が本当に書いてあるか確かめる
不足項目の行を1つ「支払保留」へ自分で変えて、チェック表を保存し直す
確認依頼文の下書きに宛先が入っていないことを読んで確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
重複かもの組が並んだら
組ごとに、どっちを進めてどっちを止める候補か、判断する人の名前を書く欄を足して。決めるのはこっちだから、片方を消したり取消済みにしたりしないで。
不足の一覧が出たら
不足の行を、支払を止めるほどの物と、あとから足せる物に分けて。止めるほうだけ取引先ごとに確認依頼文をまとめて、金額と請求番号は一覧からそのまま写して。宛先はまだ入れないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
重複候補が多すぎる
「合計が完全に同じ組を先に出して、近いだけの組は下にまとめて」
理由が一言すぎる
「重複と判断した根拠を、どの列が一致したかで書き直して」
依頼文が催促っぽい
「確認依頼文を、こちらの控えが足りない側の言い方に直して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
重複候補の1組を元のPDF2枚で見比べ、同じ請求かどうか自分で判断できた
不足項目それぞれに、何が足りないかと、どの資料まで見たかが残っていた
確認依頼文が下書きのままで、どこへも送っていないことを確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
この点検の結果を、完成フォルダに「重複と不足チェック表.xlsx」で保存して。確認依頼文は未送信の下書きとして同じフォルダへ。判断した人の欄がまだ空だと分かるようにして。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず先月の仕入請求書のうち、同じ取引先から2通以上来た分だけを架空の番号に置き換えて、重複候補がどう出るか見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
止めた行と通す行を、支払う日ごとに並べよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このチェック表で保留にしなかった行だけ、支払期日が早い順に並べ替えて、週ごとの合計も出してみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
チェック表の「支払保留」と「このまま進める」の印を、そのまま予定表の状態欄へ持っていきます。
できるようになること
今月いつ・いくら要るのかが、確認担当つきで一枚になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
FIN-03「今月はいつ・いくら必要？が分かる支払予定表を作ろう」