今月はいつ・いくら必要？が分かる支払予定表を作ろう
今日手元に残るもの
支払期日順と週ごとの小計、確認担当、状態が並ぶ「支払予定表.xlsx」と、締め日から逆算した月次締めチェックリスト(未着証憑の催促日つき)
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
支払期日順と週ごとの小計、確認担当、状態が並ぶ「支払予定表.xlsx」と、締め日から逆算した月次締めチェックリスト(未着証憑の催促日つき)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
FIN-02の「重複と不足チェック表.xlsx」で保留にしなかった行と、FIN-01の受付一覧を材料にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
今月いつ、いくら要るのかを一枚にしたい。保留にしなかった請求だけで支払期日順に並べて、週ごとの小計も。行ごとに誰が確認するかの欄も付けて。あと経理のExcelの経費シートに領収書がまだ来てない行があるから、それは「未着」で別に並べて、いつ催促するかの日付も。締めの日から逆算した今月やることのチェックリストも欲しい。承認前だから、まだ振込予定って言葉にはしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
支払期日順と週ごとの小計、確認担当、状態が並ぶ「支払予定表.xlsx」と、締め日から逆算した月次締めチェックリスト(未着証憑の催促日つき)
まず自分で試す
支払予定表を週の列で見て、一番金額が大きい週を指で探す
経理Excelの経費シートを開き、「未着」で並んだ行の状態が本当に未処理か見比べる
確認担当の欄に自分の名前を1行だけ入れて保存し直す
チェックリストの1項目の日付を今日に変えて、順番が入れ替わるのを見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
支払予定表が期日順に並んだら
この月次確認票の項目に合わせて、締めのチェックリストのほうを直して。項目ごとに、いつやるか、誰がやるか、終わったら誰が見るかの3列で。終わりの印は人が付けるから、最初は全部空のままにして。
未着の証憑が並んだら
未着の行を催促する日が近い順に並べて、催促文の下書きを1件分だけ見せて。まだ送らないし、宛先も入れないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
週の区切りが分かりにくい
「支払日を週ごとにまとめて、週の合計を太字で上に出して」
締め作業が多くて動けない
「チェックリストを、締めの前・締めの日・締めの後の3つに分けて」
未着がいつまで残るか分からない
「未着の行に何日過ぎたかの列を足して、古い順に上へ」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
週の小計を1つ、元の受付一覧から自分で足し直して合っていた
未着の証憑が別の並びで残り、催促する日が入っていた
チェックリストの終わりの印が全部空のまま保存できた
Workで作った物を保存するプロンプト
この予定表とチェックリストを、完成フォルダへ「支払予定表.xlsx」と「月次締めチェックリスト.md」で保存して。どれも承認前の候補で、振込の手続きは何もしていないと書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず来月の家賃と定額の支払だけを自分の会社の科目名に置き換えて、週ごとの山がどこに来るか見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方は、次の進み方を一つ選びます。
次にすること
レシートと仕入請求を入れたら支払候補が出るExcelへ育てよう
今作った物の、ここを使います
支払予定表の期日・予定額・状態の列を、そのままExcel側の入力欄の形に使います。
できるようになること
領収書と仕入請求を貼り足すたび、次の支払候補が並ぶようになります。
作品を育てる追加プロンプト
「今の作品を育てる」を選ぶ方だけ、下の文を使います。
追加のプロンプト
この支払予定表を、領収書と仕入請求を貼り足すたび次の支払が出てくるExcelにするなら、どの列を入力欄にすればいい?案だけ先に見せて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す