レシートと仕入請求を入れると、次の支払が分かるExcelにしよう
今日手元に残るもの
架空の経費・仕入請求から支払予定、月別・科目候補別集計、二重・証憑不足・期限超過・会計確認待ちを示す経費・買掛台帳.xlsx
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の経費・仕入請求から支払予定、月別・科目候補別集計、二重・証憑不足・期限超過・会計確認待ちを示す経費・買掛台帳.xlsx
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
この架空の経費と仕入請求で、次に何をいつ払うか見えるExcelにして。日付、相手、内容、金額、税は候補、請求番号、期限、予定日、状態、証憑番号。二重っぽい物、証憑なし、期限切れ、支払済みの再登録は止めて。科目や税も支払も確定しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の経費・仕入請求から支払予定、月別・科目候補別集計、二重・証憑不足・期限超過・会計確認待ちを示す経費・買掛台帳.xlsx
自分で試すのは、これだけ
同じ取引先・番号・金額・日付の一件を追加する
証憑番号を空欄にし確認待ちへ出るか見る
支払済みを再登録し警告を確かめる
月別集計から元明細へ戻る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
二重候補が多い
「完全一致と似ているだけを分け、削除せず人が確認できるようにして」
次の支払だけ見たい
「予定日が近く未承認の物を上へ寄せて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
二重・証憑不足・期限超過・再計上を一件ずつ検知できた
支払予定から元請求と証憑候補へ戻れた
科目・税・支払が人の確認待ちに残った
Workで作った物を保存するプロンプト
経費・買掛台帳、支払予定、月別・科目候補別集計、四つの例外一覧を「05_経費・買掛台帳.xlsx」に保存して。会計確認と支払は未実行と書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
会社では架空化した請求三件だけへ置き換え、二重判定と証憑の所在を経理担当が見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
もうけと現金の予定を別々に見よう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
売上と経費が発生した月の表と、入金・支払で現金が動く予定を別々に作って。正式な会計帳簿にはしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
売上・未収・経費・未払・入出金予定を日付と番号でつなぎます。
できるようになること
発生した月の損益候補と、実際に現金が動く予定を混ぜずに見られます。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-06「「もうかった？」と「現金は足りる？」を別々に見られる月次表を作ろう」