「もうかった？」と「現金は足りる？」を別々に見られる月次表を作ろう
今日手元に残るもの
12か月の管理用損益候補と入出金・資金予定を別表にし、発生月と現金月の差を追える月次管理.xlsx
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
12か月の管理用損益候補と入出金・資金予定を別表にし、発生月と現金月の差を追える月次管理.xlsx
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
XLS-01・04・05の売上、売掛、入金予定、経費、買掛、支払予定を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
月次レポート_202608.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
「今月もうかった？」と「来月お金足りる？」がごっちゃになる。売上と経費が発生した月の損益候補、実際の入金と支払で見る資金予定を別の表にして。12か月の動きと差も見たい。正式な帳簿とか確定値とは書かないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
12か月の管理用損益候補と入出金・資金予定を別表にし、発生月と現金月の差を追える月次管理.xlsx
自分で試すのは、これだけ
同じ請求の発生月と入金月を別表で追う
入金予定を一か月ずらし損益候補は変わらず資金予定だけ動くか見る
未収・未払・二重・月ずれを一件ずつ確認する
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
二つの表を混同する
「表題へ「発生で見る」「現金で見る」を大きく付けて」
残高が怪しい
「期首残高、入金、支払、期末候補の式を横に表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
一件を発生月と現金月の両方で追えた
入金月変更で資金予定だけが正しく更新された
差異照合と12か月グラフを元明細へ戻って確認した
Workで作った物を保存するプロンプト
12か月の管理用損益候補、入出金・資金予定、推移グラフ、差異照合を「06_月次管理.xlsx」に保存して。正式帳簿・確定資金繰りではないと表紙に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では翌月の入金予定と支払予定だけへ置き換え、残高は架空値のまま仕組みを確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
予算と実績の差を会議で見える形にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
架空の部門別予算と実績を並べて、差額と達成率、前年候補が動く会議用Excelにして。色だけで良し悪しを表さないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
月・部門・項目・金額のそろった集計構造を使います。
できるようになること
予定と結果の差、確認すべき質問を会議用にまとめられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-07「予算と実績の差がひと目で分かる、会議用のExcelを作ろう」