予算と実績の差がひと目で分かる、会議用のExcelを作ろう
今日手元に残るもの
架空の部門・項目別予算と実績から差額・達成率・前年候補を計算し、文字と記号でも差を示す予算実績.xlsxと会議質問10件
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の部門・項目別予算と実績から差額・達成率・前年候補を計算し、文字と記号でも差を示す予算実績.xlsxと会議質問10件
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
05_経理_予算_月次.xlsx
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
会議で予算と実績のどこがズレたかすぐ見たい。この架空データで部門と項目ごとに、予算、実績、差、達成率、前年候補を出して。未入力と0円は別。赤とか緑だけじゃなく「超過」「未入力」みたいな文字も付けて、聞くことを10個作って。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の部門・項目別予算と実績から差額・達成率・前年候補を計算し、文字と記号でも差を示す予算実績.xlsxと会議質問10件
自分で試すのは、これだけ
実績を一件変え差額・達成率・グラフが動くか見る
未入力と0円を入れ表示が別になるか確かめる
色を見なくても超過・未達・未入力を読み分ける
質問一件から元明細へ戻る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
達成率がエラー
「予算0円と未入力を先に分け、割れない時は理由を文字で出して」
会議で細かすぎる
「差が大きい上位五件と、未入力だけを最初に見せて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
値変更で差額・達成率・グラフが更新された
未入力と0円を文字と記号で区別できた
質問10件から対象の部門・項目・元明細へ戻れた
Workで作った物を保存するプロンプト
予算実績、差異一覧、グラフ、計算再現表、会議質問10件を「07_予算実績.xlsx」に保存して。差の理由は人の確認待ちと残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
部署会議では一項目だけへ置き換え、色を消した画面でも差が読めるか確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
五つの表を一つの会社用Excelへまとめよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
ここまでの五つの表を、元シートを残して一つのブックにまとめて。列名や日付をそろえ、重複と欠けも一覧にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
合格した売上、請求・入金、経費・支払、月次、予実の編集用正本を使います。
できるようになること
数字を再入力せず、一つのサマリーから元表まで追えるブックになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-08「売上から支払まで5つの表を、一つの会社用Excelにまとめよう」