売上から支払まで5つの表を、一つの会社用Excelにまとめよう
今日手元に残るもの
元データ5表を残し、損益候補・資金予定・予実サマリーへつなぎ、重複・欠損と出所を追える会社数字統合.xlsx
時間の目安
最初の統合確認まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
元データ5表を残し、損益候補・資金予定・予実サマリーへつなぎ、重複・欠損と出所を追える会社数字統合.xlsx
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
XLS-01〜07の合格ブックを編集用正本のまま統合対象にします。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
売上、請求と入金、経費と支払、月次、予実が別々で見るの面倒。元のシートは消さず、一つの会社用Excelへまとめて。列名、日付、円なのか件なのかをそろえて、重複と抜けも見せて。サマリーの数字を押したら元の行へ戻れるように。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
元データ5表を残し、損益候補・資金予定・予実サマリーへつなぎ、重複・欠損と出所を追える会社数字統合.xlsx
まず自分で試す
サマリーの売上から元の売上行へ戻る
同じ番号を二表に入れ重複一覧へ出るか見る
必須列を一つ空にし欠損表示を確認する
書き出したグラフと元範囲を照合する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
統合サマリーができたら
会議資料へ渡すグラフを静止画像で書き出して。元ブック、シート、セル範囲、基準日、版をメモへ付け、PowerPoint側で数字を打ち直さないようにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
シートが多い
「最初にサマリー、入力元一覧、問題一覧の三つだけ見せて」
単位が混ざる
「見出しと数値形式の両方へ円・件・日を付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
三つのサマリーから元の五表へ戻れた
重複・欠損・単位違いを問題一覧で確認した
グラフと元ブック・シート・範囲・基準日・版を照合した
Workで作った物を保存するプロンプト
元データ5表、三つのサマリー、重複・欠損一覧、PowerPoint受渡しメモを「08_会社数字統合.xlsx」に保存して。元の別ブックも上書きせず残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
会社へ移すなら売上と入金の二表だけから始め、共通番号で追えることを経理担当と確かめます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
行を足すだけで翌月も使えるExcelへ育てよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このブック、前月を消して入れ替えるんじゃなく、下に行を足すだけで翌月も使えるようにして。月替りと年度替り、締め後の訂正も試そう。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
統合ブックの元表、数式、グラフ、出所を使います。
できるようになること
前月を消さず、月替り・年度替り・訂正でも追随するテンプレートになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-09「行を足すだけで来月も来年も使える、育つExcelにしよう」