行を足すだけで来月も来年も使える、育つExcelにしよう
今日手元に残るもの
行追加で数式・集計・グラフ・印刷が追随するExcelテーブル、更新・締め後訂正・保護・復旧手順、4試験と実人または模擬操作記録
時間の目安
四つの追随試験まで 45〜65分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
行追加で数式・集計・グラフ・印刷が追随するExcelテーブル、更新・締め後訂正・保護・復旧手順、4試験と実人または模擬操作記録
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
XLS-08の会社数字統合.xlsxを複製し、前月データを残してテンプレート化します。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
このExcel、来月になったら全部貼り替えるのは嫌。表の下へ行を足すだけで数式、集計、グラフ、印刷まで伸びるようにして。新商品、月替り、年度替り、締めた後の訂正を一回ずつ試したい。入力する所と自動の所も分けて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
行追加で数式・集計・グラフ・印刷が追随するExcelテーブル、更新・締め後訂正・保護・復旧手順、4試験と実人または模擬操作記録
まず自分で試す
新商品を一行追加し全表示の追随を見る
月と年度をまたぐ日付を入れ集計先を確認する
締め済み行を理由つきで訂正し旧値が残るか見る
保護を外して戻す手順とバックアップ復元を試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
四つの試験が通ったら
別の人がいれば説明なしで一行追加してもらい、いなければ教材ペルソナの模擬にする。実人か模擬か、詰まった場所、元へ戻せたかを記録して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
数式を消しそう
「入力列と自動列を分け、自動列を保護して解除手順も残して」
訂正履歴が分からない
「旧値、訂正値、日時、理由、確認者を別の履歴表へ残して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
新商品・月替り・年度替り・締め後訂正の四試験が追随した
入力列・数式列・更新日・版・訂正理由・バックアップを確認した
実人または模擬を区別し、詰まりと未実施を残した
Workで作った物を保存するプロンプト
行追加テンプレート、四試験、更新・訂正・保護解除・復旧手順、実人または模擬記録を「09_翌月も育つテンプレート.xlsx」として保存して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では翌月の架空一行だけを追加し、締め担当以外の人が壊さず操作できるか見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
会社用Excel一式を、配っても困らない形へ仕上げよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
最後に全部の.xlsxを開いて、数式、入力、グラフ、印刷だけじゃなく、コメント、隠れた行やシート、名前、外部リンクも確認して。編集用と配布用を分けよう。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
見積から予実までの採用ブック、更新手順、原本、バックアップを使います。
できるようになること
全シート・隠れ情報・外部依存まで点検した編集用正本と配布用コピーになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-10「見積書から月次会議まで使える、会社用Excel一式を完成させよう」