見積書の内容がそのまま入る、請求書と入金が分かる表を作ろう
今日手元に残るもの
見積・受注・請求・分割入金を番号で照合し、未収額・滞留日数・状態が更新される請求書.xlsxと売掛台帳
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
見積・受注・請求・分割入金を番号で照合し、未収額・滞留日数・状態が更新される請求書.xlsxと売掛台帳
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
XLS-03の承認済み扱いにした架空見積一件を元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
請求書_INV-0001.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この架空見積が受注になった想定で、請求書と入金を見る表を作りたい。請求番号、発行日、期限、金額、入金日、入金額、残り、何日遅れか。分割、払いすぎ、取消、期限超過を入れても壊れないように。「教材用・発行前下書き」で、口座は本物を入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
見積・受注・請求・分割入金を番号で照合し、未収額・滞留日数・状態が更新される請求書.xlsxと売掛台帳
自分で試すのは、これだけ
分割入金を二回入れ未収額が減るか見る
過入金と取消を一件ずつ入れ状態を確認する
請求額を元見積へ戻って照合する
印刷画面で下書き表示を見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
状態が分からない
「未請求、発行前、未入金、一部入金、入金済み、要確認を分けて」
番号がずれる
「見積番号と請求番号を別列にし、両方から元へ戻れるようにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
分割・過入金・取消・期限超過で未収額と状態を確認した
請求から元見積と入金明細へ戻れた
印刷面が教材用・発行前下書きで正式発行前に止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
請求書、売掛台帳、照合表、未収・滞留一覧、発行前チェックを「04_請求書と売掛台帳.xlsx」に保存して。本物の口座なし、未承認、未発行と明記して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実務へ移すなら、発行済み請求一件の複製だけで未収額を照合し、会計担当へ確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
レシートと仕入請求から次の支払予定を見よう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
次は架空の経費と仕入請求を入れて、支払予定と二重候補、証憑不足が分かるExcelにして。支払はしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
番号・期限・状態・重複を扱う表設計を使います。
できるようになること
お金が入る側に、出ていく予定と証憑確認が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-05「レシートと仕入請求を入れると、次の支払が分かるExcelにしよう」