商品と数を変えると合計も変わる、印刷できる見積Excelを作ろう
今日手元に残るもの
品名・単価・数量・小計・消費税候補・合計が数式で動き、A4一枚で印刷確認できる「教材用・未承認」の見積.xlsx
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
品名・単価・数量・小計・消費税候補・合計が数式で動き、A4一枚で印刷確認できる「教材用・未承認」の見積.xlsx
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。TXTを貼り、指定資料を添付してから、下の文を送ります。
今渡した見積メモと料金表で見積書つくって。品名と数を変えたら金額が変わる、実際のExcelファイルがいい。A4一枚で印刷できるようにして。「教材用・未承認」と目立つ所に入れて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
品名・単価・数量・小計・消費税候補・合計が数式で動き、A4一枚で印刷確認できる「教材用・未承認」の見積.xlsx
自分で試すのは、これだけ
見積.xlsxを開き数量を一つ変える
小計・税候補・合計が動いたか見る
元料金と三件を照合する
印刷画面でA4一枚に収まるか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
計算が動かない
「数量を変えたら小計、税候補、合計まで動く数式にして」
印刷で切れる
「A4一枚で読みやすく印刷できるようにして」
金額が怪しい
「単価と税の元データを示して三件をもう一度照合して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
数量変更で小計・税候補・合計が更新された
料金表と三件を照合し税・端数の未確認を残した
A4一枚の印刷画面と編集可能な.xlsxを確認した
Workで作った物を保存するプロンプト
このExcel、使った元ファイル名、照合した三件、まだ確認できていない税や端数を「03_見積.xlsx」で保存して。画面と印刷面へ「教材用・未承認」を残し、正式発行しないで。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
よく使う商品やサービス一つだけを架空名で置き換え、価格と税は担当者が確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
見積の内容を請求と入金確認へつなげよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この見積の確認済み内容から、請求書と入金確認表を別シートで作って。分割、払いすぎ、取消、期限超過も試して。まだ発行しないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
確認済みの架空見積番号、品名、数量、金額だけを使います。
できるようになること
見積から請求・入金まで同じ番号で照合できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-04「見積書の内容がそのまま入る、請求書と入金が分かる表を作ろう」