商品や担当を選ぶだけで入力できる、やさしい売上台帳にしよう
今日手元に残るもの
商品・担当・状態のプルダウン、日付・数値の入力規則、フィルター、見出し固定、4種類の異常入力試験を持つ売上台帳.xlsx
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
商品・担当・状態のプルダウン、日付・数値の入力規則、フィルター、見出し固定、4種類の異常入力試験を持つ売上台帳.xlsx
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
XLS-01の編集用ブックを複製し、原本を上書きせず改訂します。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
この売上表、毎回商品名を打つのだるいし表記もズレる。商品、担当、状態は選べるようにして、日付と数は変なのを入れたら教えて。空欄、同じ伝票、文字が入った数字も試したい。並べ替えても集計を壊さないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
商品・担当・状態のプルダウン、日付・数値の入力規則、フィルター、見出し固定、4種類の異常入力試験を持つ売上台帳.xlsx
自分で試すのは、これだけ
商品と担当をプルダウンから選ぶ
空欄・重複・数量への文字・極端な数を一件ずつ入れる
担当で絞り、日付順に並べ替えてから合計を確認する
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
入力エラーが怖い
「拒否する物と警告だけの物を入力案内に分けて」
下へ行くと見出しが消える
「先頭行と伝票番号を固定して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
四つの異常入力を試し、期待した警告や拒否を確認した
フィルターと並べ替え後も20件と集計が残った
原本と改訂版を別ファイルで開けた
Workで作った物を保存するプロンプト
入力案内、正常・空欄・重複・文字混入の試験記録を含む「02_入力しやすい売上台帳.xlsx」を保存して。XLS-01の原本は上書きしないで。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
日報へ使うなら、商品を業務名へ置き換え、必須にする欄を一つだけ担当者と決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
数量で合計が動く見積書を作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
次は見積メモと料金表で、品名と数を変えると小計と合計が動く見積Excelを作って。まだ正式発行はしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
一行一件・一列一項目の表と、入力セル・数式セルの見分け方を使います。
できるようになること
一覧表から、A4一枚で印刷確認できる仕事ファイルへ進みます。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-03「商品と数を変えると合計も変わる、印刷できる見積Excelを作ろう」