20件の売上を入れると「今月どうだった？」が見えるExcelを作ろう
今日手元に残るもの
架空売上20件を入力すると金額・合計・平均・最大値・商品別グラフが更新される編集可能な「売上見える化.xlsx」
時間の目安
最初のグラフまで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空売上20件を入力すると金額・合計・平均・最大値・商品別グラフが更新される編集可能な「売上見える化.xlsx」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
03_売上_請求_入金.xlsx
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
この売上Excelから架空の20件だけ使って、今月どうだったかすぐ見えるExcelにして。日付、商品、数、単価、担当を分けて、金額は数式。合計、平均、一番大きい売上と商品別グラフも。画像じゃなく、あとで数字を直せる.xlsxで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空売上20件を入力すると金額・合計・平均・最大値・商品別グラフが更新される編集可能な「売上見える化.xlsx」
自分で試すのは、これだけ
完成した.xlsxを表計算アプリで開く
一件の数量を2倍にして金額・合計・平均・グラフが動くか見る
合計を電卓か元明細で一度足し直す
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
どこを変えるか迷う
「入力するセルだけ薄い色にして、数式セルには「自動」と表示して」
グラフが読みにくい
「商品名が長くても読める横棒グラフにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
実際の.xlsxを表計算アプリで開き、入力セルを一つ変えた
数式・集計・グラフの更新を元の明細まで戻って確認した
画像やPDFではなく、編集できるブックを保存できた
Workで作った物を保存するプロンプト
元データ、集計、商品別グラフ、数式確認メモが入った編集可能な「01_売上見える化.xlsx」を完成フォルダへ保存して。全件架空、管理用の教材値と書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では匿名化した五件だけの複製へ置き換え、売上合計を担当者が照合します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
選ぶだけで入力できる売上台帳へ育てよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このブックを別名で複製して、商品、担当、状態は選ぶだけにして。空欄、重複、変な数字も見つけられるように。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
20件の元データ表・数式・グラフを複製し、原本は残します。
できるようになること
入力ミスを見つけ、行を足しても壊れにくい台帳になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
XLS-02「商品や担当を選ぶだけで入力できる、やさしい売上台帳にしよう」