発注・納品・請求で違うところだけが見える画面を作ろう
今日手元に残るもの
発注・入荷・請求を発注IDでつなぎ、数量・単価・税・合計の違う所だけが残る三点照合画面(根拠が発注明細の行とPDFの項目まで出る)と、購買の担当へ返す差異メモ
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
発注・入荷・請求を発注IDでつなぎ、数量・単価・税・合計の違う所だけが残る三点照合画面(根拠が発注明細の行とPDFの項目まで出る)と、購買の担当へ返す差異メモ
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
FIN-01の「請求書受付一覧.xlsx」の発注IDの列を、照合のつなぎに使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
発注と入荷と請求の突き合わせ、毎回それで日が暮れる。このExcelの発注と発注明細と、この仕入請求書2枚を発注IDでつないで、数が違う・単価が違う・税が違う・合計が違う所だけ画面に出して。合ってる行はしまっといていい。違う所は発注明細の何行目とPDFのどこを見たか分かるように。直すのは購買だから、こっちで数字は書き換えないで、返すメモまでで止めて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
発注・入荷・請求を発注IDでつなぎ、数量・単価・税・合計の違う所だけが残る三点照合画面(根拠が発注明細の行とPDFの項目まで出る)と、購買の担当へ返す差異メモ
まず自分で試す
差異が出た発注IDで、仕入請求書PDFの合計を自分の目で確かめる
発注明細シートの入荷数を1つ書き換えて、画面の差異が増えるか見る
合っている行も表示に戻し、違う所だけの画面と見比べる
差異メモを1枚開き、購買の担当へ何を聞きたいのか声に出して読む
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
違う所だけの画面が出たら
入荷数が発注数より少ないだけの行と、金額が違う行を分けて。金額のほうは、いくら差があるかと、請求と発注のどっちが大きいかを一目で分かるように。
差異メモの形が見えたら
差異メモを発注ID1件につき1枚にして、購買の担当へ聞きたいことと、返事が来るまで支払を止める印を付けて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
差異が多すぎて見きれない
「金額の差が大きい順に並べて、上から5件だけ先に出して」
どこが根拠か追えない
「差異の行を開いたら、発注明細の行番号とPDFの項目名が出るようにして」
税の違いが分かりにくい
「税の差だけ色を変えて、10%と8%のどっちで計算したかも書いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
差異の出た発注IDを1件、元のPDFと発注明細の両方で自分で確かめられた
入荷数を自分で書き換えたら、画面の差異の数が変わった
差異メモに「返事が来るまで支払を止める」印が残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この三点照合画面と、出てきた差異メモを完成フォルダの「三点照合」へ保存して。数字を一つも書き換えていないことと、購買へまだ返していないことをメモに残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず入荷数が発注数とずれやすい消耗品を1品目だけ、自社の品名(架空でよい)に置き換えて、差異が本当に出るか見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この差異のまま、通してよいか決める画面へつなごう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この差異が残ったままの請求を1件、承認する人が見る画面に出すとしたら、何が並んでたら決められる?項目だけ挙げて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
三点照合で残った差異と、その根拠の位置を、そのまま承認画面の判断材料にします。
できるようになること
差異つきの請求を、誰の権限で通すか・戻すかまで決められるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
FIN-05「この請求を通してよいか、必要な資料が一画面にそろうようにしよう」