この請求を通してよいか、必要な資料が一画面にそろうようにしよう
今日手元に残るもの
請求1件について金額・費目・部門・予算残・差異・証憑が同じ画面に並び、担当・課長・部長で承認と差戻しと保留の押せる範囲が変わり、押した人と時刻と理由が残る承認ワークスペースの試作
時間の目安
最初の完成まで 35〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
請求1件について金額・費目・部門・予算残・差異・証憑が同じ画面に並び、担当・課長・部長で承認と差戻しと保留の押せる範囲が変わり、押した人と時刻と理由が残る承認ワークスペースの試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
FIN-04の三点照合で残った差異と、FIN-03の支払予定表の行を、承認画面へ読み込みます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この請求通していいのか、毎回あちこち見に行くのが面倒でさ。1件開いたら金額と費目と部門と、予算があといくら残ってるかと、三点照合の差異と、証憑のPDFが同じ画面に出るようにして。承認と差戻しと保留は、担当と課長と部長で押せる金額を変えて。上限はこの経費の流れの資料に合わせて。誰がいつどんな理由で押したかは全部残して。実際の振込には一切つながないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
請求1件について金額・費目・部門・予算残・差異・証憑が同じ画面に並び、担当・課長・部長で承認と差戻しと保留の押せる範囲が変わり、押した人と時刻と理由が残る承認ワークスペースの試作
まず自分で試す
担当の役割で上限を超えた請求を開き、承認が押せないことを自分で試す
予算残の数字を、経理Excelの予算シートと1件突き合わせる
差戻しを理由つきで押し、記録に自分の名前と時刻が残るのを見る
保留にした請求が、支払予定表の側でも保留に変わるか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
1件分の画面がそろったら
担当と課長と部長を切り替えられるようにして、上限を超えた請求は担当のままだと押せないようにして。押せない時は次に誰へ回るのか画面に出して。
差戻しが押せるようになったら
差戻しは理由を書かないと進めないようにして。書いた理由がそのまま元の部門への連絡文の下書きになるように。送信はしないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
1画面に詰め込みすぎ
「決めるのに要る数字を上半分に、証憑と履歴は下に折りたたんで」
予算残が古い
「予算残の横に、いつ時点の数字かと元のシート名を出して」
誰待ちか分からない
「画面の一番上に、今は誰の番で、何日止まっているかを出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
3つの役割を切り替えて、押せるボタンが変わるのを自分で確かめた
差戻しを理由つきで1件行い、記録に人と時刻と理由が残った
承認しても振込も仕訳の登録も起きず、支払予定表の状態だけが変わった
Workで作った物を保存するプロンプト
この承認ワークスペースと、押した記録の一覧を完成フォルダの「請求承認」へ保存して。上限の根拠にした資料名と、振込へはつないでいないことも書いておいて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署の1か月分のうち、金額の上限をまたぐ1件だけを架空の金額で入れて、誰の番まで回るか見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
承認した支払を、13週先の現金へつなげよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
いま承認済みになった支払だけを、支払日の週ごとに足してみて。入ってくるほうはまだ入れなくていい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
承認済みになった請求の金額と支払日を、そのまま出ていくお金として使います。
できるようになること
今の承認が、何週目の現金にどれだけ効くのかが見えるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
FIN-06「13週間先まで「現金は足りる？」を3つの案で見てみよう」