架空の請求書30件で、請求確認と資金予定を一か所にまとめよう
今日手元に残るもの
架空証憑30件を受付から重複点検、三点照合、承認候補、支払予定、13週の資金見通しまで通し、いまの手作業と並行して差を測った「請求書処理センター」一式(照合記録・運用ガイド・効果測定・判断書つき。仕訳の登録と振込は一度も行わない)
時間の目安
通し運転と判断書まで 90〜120分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空証憑30件を受付から重複点検、三点照合、承認候補、支払予定、13週の資金見通しまで通し、いまの手作業と並行して差を測った「請求書処理センター」一式(照合記録・運用ガイド・効果測定・判断書つき。仕訳の登録と振込は一度も行わない)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
FIN-01〜09で完成フォルダに残した全部(請求書受付一覧、重複と不足チェック表、支払予定表、三点照合、請求承認、13週資金繰り、部門連携、締め進捗ダッシュボード、支払安全テスト)を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
仕上げに通し運転やろう。04_仕入と領収書のフォルダの仕入請求書12枚と領収書12枚に、読みにくい紙を6枚足して合わせて30件。受付から、重複と不足の点検、三点照合、承認候補、支払予定、13週の資金見通しまで一気に流して。同じ30件をいままでの手作業でも並べて、どこがどう違うか見たい。正式な仕訳の登録と振込は絶対しないで、承認の手前で止めて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空証憑30件を受付から重複点検、三点照合、承認候補、支払予定、13週の資金見通しまで通し、いまの手作業と並行して差を測った「請求書処理センター」一式(照合記録・運用ガイド・効果測定・判断書つき。仕訳の登録と振込は一度も行わない)
まず自分で試す
30件のうち1件を選び、受付から資金繰りの週まで請求番号だけでたどる
効果測定の数字を1つ、照合記録から自分で数え直す
手作業のほうで見つけた差異が、処理センター側でも出ているか突き合わせる
運用ガイドだけを見て、翌日の締め進捗の1枚を自分の手で出す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
30件が最後まで流れたら
手作業と比べた数字を出して。1件あたりにかかった時間、重複を見つけた数、見落とした数、金額の差が出た件数、人が止めた回数。良く見えるように丸めないで、数え方も書いて。
数字がそろったら
最後に判断書。この処理センターを来月から使うか、直してから使うか、やめるかの3つを、根拠の数字と一緒に並べて。決めるのは俺だから、おすすめは1つだけ理由つきで。あと初めての人でも回せるように、朝・締め前・締めの日の順の運用ガイドも1枚。
送った後に試す
判断書の3択と根拠の数字を読み、自分でどれか一つに丸を付ける
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
30件が多くて追えない
「受付日ごとに、件数と止まった件数と翌日への持ち越しの3行の日報を付けて」
良い数字ばかりに見える
「見落とした件と、間違って止めた件も数えて、起きた場面つきで出して」
ガイドが仕組みの説明になってる
「運用ガイドは説明抜きで、朝・締め前・締めの日にやることの順にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
30件の通し運転の記録が残り、承認・振込・仕訳の登録の手前で毎回止まっていた
重複を見つけた数を、照合記録から自分で数え直して合っていた
手作業の結果と処理センターの結果を並べ、違いを自分の言葉で説明できた
来月から使うか・直すか・やめるかの3択に自分で丸を付け、根拠の数字を書き足せた
Workで作った物を保存するプロンプト
この処理センター一式と、30件の照合記録、効果測定、運用ガイド、判断書を、完成フォルダの「請求書処理センター」へそろえて保存して。全部架空の証憑で、仕訳の登録も振込も一度もしていないことを表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際にやるなら、来月の仕入請求書のうち取引先1社分だけを、いまのやり方と並行して1か月流し、判断書の形で上長と決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。もっと試したい方だけ、総仕上げへ進みます。
次にすること
自分の会社の締め1回分で、並行運転の計画を立てよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この判断書を元に、来月の締め1回だけ並行で試す計画表つくって。使うのは受付一覧と支払予定表まででいい。取引先の実名と口座はまだ入れない。おかしいと思ったら止める合図と、戻し方も入れて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
通し運転を終えた処理センター一式と、運用ガイド、判断書をそのまま使います。
できるようになること
架空の証憑の練習から、自分の会社の締め1回で試す準備へ進めます。
このコースに、次の課題はありません
下の文は、やりたい人だけが試す最後の仕上げです。