住所・扶養・口座などの変更を、一度で間違いなく受け付ける用紙を作ろう
今日手元に残るもの
住所・扶養・口座・所属・雇用条件の変更をまとめて受ける「変更依頼票と本人確認チェック.md」
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
住所・扶養・口座・所属・雇用条件の変更をまとめて受ける「変更依頼票と本人確認チェック.md」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Chatの入力欄を使います。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
住所とか扶養とか口座とか、変更の受付で聞き忘れるんだよね。この社員と勤怠のExcelと帳票を見て、変更内容、必要な証憑、いつから、誰が確認するか、給与に何月から反映するかを一枚にして。架空の変更だけで、口座変更や反映は実行しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
住所・扶養・口座・所属・雇用条件の変更をまとめて受ける「変更依頼票と本人確認チェック.md」
まず自分で試す
変更依頼票を開き、適用日と給与反映月を指で追う
証憑が足りない架空ケースを一つ確認待ちに変える
本人確認チェックの一項目へ自分で印を入れ、保存後も残るか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
変更欄がそろったら
住所・扶養・口座・所属・雇用条件をそれぞれ架空一件ずつ入れて、証憑が無い時は受付完了にせず「確認待ち」にして。本人確認者が最後に印を付ける欄は空で。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
項目が多い
「変更の種類を最初に選び、その種類に必要な欄だけ出して」
いつ反映か迷う
「適用日・確認日・給与反映月を別の列で並べて」
証憑が分かりにくい
「本人が用意する物と、担当が照合する物を分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
5種類の変更について必要証憑・適用日・確認担当・反映月を追えた
証憑のない架空ケースが確認待ちに止まった
自分で付けた確認印が保存後に残った
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
Workで作った物を保存するプロンプト
この変更依頼票と本人確認チェックを一つの「変更依頼票と本人確認チェック.md」にして完成フォルダへ保存して。全件架空で、確認・給与反映・口座変更は未実行と書いて。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社なら、まず住所変更だけを一か月分架空で並べ、適用日と給与反映月を担当者が読み合わせます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
勤怠の元記録まで戻って違和感を拾おう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この社員番号のつながりを使って、打刻漏れと長時間勤務が元の行まで追える一覧を架空データで作って。数字は直さず確認待ちにして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
変更依頼票の社員番号・適用日・確認待ち状態を勤怠例外の照合キーにします。
できるようになること
打刻漏れや長時間勤務を根拠行つきで見つける入口が増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
LAB-02「打刻忘れや長時間勤務を、元の記録まで見ながら見つけよう」