打刻忘れや長時間勤務を、元の記録まで見ながら見つけよう
今日手元に残るもの
打刻・休日・休暇の違和感と根拠を戻れる「根拠行つき勤怠例外一覧.xlsx」
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
打刻・休日・休暇の違和感と根拠を戻れる「根拠行つき勤怠例外一覧.xlsx」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
LAB-01の「変更依頼票と本人確認チェック.md」から社員番号と適用日を引き継ぎ、勤怠の元記録とつなぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この勤怠Excelから、打刻忘れ、同じ打刻の重なり、長時間、休日勤務、休暇との食い違いをルール別に出して。元のシート名と行へ戻れるようにして、誰に確認するかも書く。勤務時間を勝手に直したり、残業を確定したりはしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
打刻・休日・休暇の違和感と根拠を戻れる「根拠行つき勤怠例外一覧.xlsx」
まず自分で試す
打刻漏れの一行を元Excelのシートと行番号までたどる
休日勤務の例外を一つ開き、勤務予定と打刻が両方あるか見る
例外の担当を自分で「上司確認」に変え、保存して再表示する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
例外が並んだら
例外を一つずつ架空の本人・上司・労務の確認先へ分けて、根拠行の隣に「未確認」を表示して。正常な行は別に隠せるようにするだけで、消さないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
根拠へ戻れない
「社員番号・日付・シート名・行番号を左側に固定して」
例外が多い
「打刻漏れ・重複・長時間・休日・休暇のタブに分けて」
確認先が曖昧
「本人・上司・労務のどこが最初か一列で示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
5種類の例外から元Excelのシートと行へ一件戻れた
例外が未確認のまま確認先へ分かれ、勤務時間を変更していなかった
正常行を隠しても再表示でき、原データが残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この根拠行つき一覧を「根拠行つき勤怠例外一覧.xlsx」で完成フォルダへ保存して。元記録は変更していないことと、残業・休暇の確定をしていないことを表紙に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実務では、まず一人分の先月勤怠だけを架空IDへ置き換え、本人と上司の確認がどこで分かれるか試します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
給与を締める前の不足を順番に並べよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この例外一覧を起点に、給与前にまだ足りない物を入退社・異動・休職・勤怠承認・手当・控除の順で並べてみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
例外一覧の未確認・承認待ちと元行リンクを、給与前チェックの不足項目へ持ち込みます。
できるようになること
入退社・変更・勤怠承認・控除資料を締切順で確認できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
LAB-03「給与を締める前に「まだ足りない」が分かる確認表を作ろう」