監査で必要な資料と、まだ足りない物がすぐ分かる束を作ろう
今日手元に残るもの
契約承認・義務履行・研修・点検・指摘・是正措置の証拠を案件ID、版、作成者、日時、原本位置で束ね、欠落と期限超過だけを追う「監査証跡パック」「是正措置トラッカー」「定期レポート」と停止・手動発行手順
時間の目安
設定案まで 45〜65分・次回レポートの証拠は設定した日時以降
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
契約承認・義務履行・研修・点検・指摘・是正措置の証拠を案件ID、版、作成者、日時、原本位置で束ね、欠落と期限超過だけを追う「監査証跡パック」「是正措置トラッカー」「定期レポート」と停止・手動発行手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
LEG-05〜07の契約承認履歴、義務予定、公式情報カード、部門確認事項と証跡状態を同じ案件IDで集めます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
監査で「その証拠どこ？」って探し回るのをやめたい。契約の承認、義務をやった記録、研修、点検、指摘、直した記録を案件番号で束にして、版、誰が、いつ、元ファイルの場所まで出して。無い証拠と期限を過ぎた是正だけ別にして。監査OKの結論は出さず、定期レポートもまず今日版と設定案まで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
契約承認・義務履行・研修・点検・指摘・是正措置の証拠を案件ID、版、作成者、日時、原本位置で束ね、欠落と期限超過だけを追う「監査証跡パック」「是正措置トラッカー」「定期レポート」と停止・手動発行手順
まず自分で試す
一つの案件IDから承認証拠と義務証拠を開き、別案件の物が混ざっていないか見る
証拠ファイルを一つ参照不能にし、欠落として出ても監査不合格と断定しないか確かめる
是正期限を過ぎた教材項目を開き、指摘・担当・期限・現在状態へ戻る
定期処理を停止し、今日版を手動発行して前回版が上書きされないか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今日版の証跡パックを照合できたら
次回レポートの設定案に、対象期間、読む台帳、出力先、欠落の数え方、失敗表示、停止、手動発行を入れて。人が有効にするまで動かさず、証拠原本を書き換えず参照だけにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
証拠の束が重い
「先頭は案件ID、必要な証拠、ある・ない、期限、確認者だけの索引にして」
欠落の意味が曖昧
「未提出、参照切れ、版不明、確認待ちを別々に数えて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日その場で確かめる
六種類の証拠状態を案件IDで開き、二件を原本位置までたどれた
欠落・期限超過・確認待ちが分かれ、監査結論の欄は人用に空いていた
設定案の対象期間・入力元・出力先・数え方・停止・手動発行を読めた
次回日時以降に残す証拠
人が有効にした場合だけ次回レポートが実際に出て開けた、または手動で同じ対象を出せた
前回版と今回版が別に残り、欠落数の変化から元案件へ戻れた
Workで作った物を保存するプロンプト
この監査証跡パック、是正トラッカー、今日版、定期設定案、手動手順を完成フォルダの「LEG08_監査証跡パック」へ保存して。原本へ戻れた証拠、欠落と確認待ち、監査結論未了を残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では一契約の「承認記録と更新通知の証拠」だけへ置き換え、監査担当が原本へ戻れるか確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
古い版・架空条文・機密漏れ・改変を安全試験しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この法務ポータルに、古い契約や存在しない条文、権限外の閲覧、指示文を装った資料を入れて、期待する止まり方から先に決めよう。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
レビュー室、義務カレンダー、公式情報、証跡パック、権限表示、停止・手動手順を試験対象にします。
できるようになること
法務運用へ、出典照合・版固定・入力隔離・改変検知・最小権限の実証が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
LEG-09「古い契約書や存在しない条文に、確認前に気づけるようにしよう」