公式の法改正情報を、関係する部署の確認事項へつなごう
今日手元に残るもの
公的機関の教材用更新情報を、発行主体・原文URL・公表日・公布日・施行日・取得時刻・対象候補とともに保持し、法務確認後だけ関係部署の確認事項・担当・期限候補へ変える「コンプライアンス対応連携フロー」試作
時間の目安
最初の公式情報カードまで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
公的機関の教材用更新情報を、発行主体・原文URL・公表日・公布日・施行日・取得時刻・対象候補とともに保持し、法務確認後だけ関係部署の確認事項・担当・期限候補へ変える「コンプライアンス対応連携フロー」試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
LEG-06の根拠・基準日・担当・確認状態・期限候補の項目を更新情報カードへ引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
14AIルール.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
法改正のニュースを見ても、うちに何が関係あるか分からん。公的機関が出した元ページだけを、誰が出したか、URL、公表日、公布日、施行日、今見た時刻つきでカードにして。ニュース記事や検索結果だけで確定しない。うちへの適用や法的な意味は法務が確認するまで空欄、部署への通知やタスク作成もまだ止めて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
公的機関の教材用更新情報を、発行主体・原文URL・公表日・公布日・施行日・取得時刻・対象候補とともに保持し、法務確認後だけ関係部署の確認事項・担当・期限候補へ変える「コンプライアンス対応連携フロー」試作
まず自分で試す
カードのURLを開き、検索結果や転載ではなく発行主体の原文ページか確かめる
公表日と施行日を入れ替えてみて、不整合の確認警告が出るか見る
法務確認前のカードから部門タスクを作ろうとして、適用確認待ちで止まるか試す
対象と人が選んだ教材カードから確認事項を作り、元の公式情報へ戻れるかたどる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
公式情報カードができたら
法務担当が「対象・対象外・追加調査」を人の操作で選ぶ欄を作って。対象になった教材カードだけ、影響しそうな部門、確認する文書や手順、担当、期限候補へ変え、部門側には法的結論ではなく確認依頼として見せて。
部門向け確認事項が並んだら
人事・広報・ITなどへ渡す時は、この法務カードの正本URLと法務確認状態を参照で渡し、各部門の資料を法務側で作り直さないで。送信前プレビューで止めて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
公式ページか迷う
「発行主体、ページ名、原文URL、PDFなら文書番号を先頭へ出して」
影響範囲を断定しそう
「影響する部門は候補にし、判断理由と法務確認欄を横へ置いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
教材用の公式情報カードから発行主体の原文ページを開き、日付と取得時刻を確認できた
法務確認前は部門タスクが止まり、人が対象としたカードだけ確認事項候補になった
部門向け候補から法務カードと原文へ戻れ、外部・社内の通知は未送信だった
Workで作った物を保存するプロンプト
この公式情報カード、法務確認欄、部門向け確認事項候補を完成フォルダの「LEG07_法改正対応連携」へ保存して。原文まで確認できた情報、適用の未判断、全部の通知が未送信であることを残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では法務が選んだ一つの公的更新だけへ置き換え、まず影響する社内規程の候補を一件確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
契約と対応の証拠を、監査で追える束へまとめよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この契約と対応記録を案件IDで束ねて、承認、義務、研修、点検、指摘、是正の証拠があるか見たい。足りない物だけ別に出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
契約承認、義務履行候補、公式情報、法務確認、部門確認事項の案件ID・版・証跡状態を使います。
できるようになること
日々のレビューと期限管理が、欠けた証跡と是正期限だけを見つける監査準備へつながります。
この内容を詳しく学ぶ教材
LEG-08「監査で必要な資料と、まだ足りない物がすぐ分かる束を作ろう」