計算した結果を、あとで渡せるPDFや表にしよう
今日手元に残るもの
計算日・概算番号・元の受付番号・入れた内容・内訳・注意事項が入った概算のPDFと、表計算ソフトで開けるCSV
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
計算日・概算番号・元の受付番号・入れた内容・内訳・注意事項が入った概算のPDFと、表計算ソフトで開けるCSV
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.96の内訳つき結果画面と、Lv.91で引き継いだ受付番号を、同じWorkで使います。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ファイル変更を何度も行うため、有料版がおすすめです。使える量はプラン画面で確認してください。
実際のファイルやコードを扱うなら、Codexがおすすめです。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
画面を見せながら説明できない時があるんだよ。この結果を1枚にして持ち出せるようにして。計算した日、概算の番号、元の受付番号、入れた内容、内訳、注意事項まで。PDFと、表計算で開けるCSVの両方で。ファイル名は日付と番号が入った形にして。実際に開いて崩れてないか確かめたい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
計算日・概算番号・元の受付番号・入れた内容・内訳・注意事項が入った概算のPDFと、表計算ソフトで開けるCSV
まず自分で試す
書き出したPDFを開き、注意事項まで切れずに入っているか全ページ見る
CSVを表計算ソフトで開き、日本語が化けていないか、列がずれていないか見る
入力を変えて2件目を書き出し、前の1件と番号・日付・中身が違うことを確かめる
PDFの合計と、画面の合計を並べて見比べる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
PDFとCSVができたら
PDFを開いたら内訳の表が右にはみ出してる。1枚に収めて、収まらない分は2枚目へ。CSVの方は1行1明細で、合計の行が最後に来る形にして。
送った後に試す
PDFを開いて全ページを見て、はみ出しがないか確かめる
CSVを表計算ソフトで開き、文字化けと列ずれがないか見る
2件目を書き出す時
別の入力でもう1件書き出して。番号と日付が前の1件と違うか、中身が前の内容のまま残ってないか見たい。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
文字が化ける
「CSVを日本語のまま開けるようにして、開き方の注意も一行付けて」
どの計算の紙か分からない
「ファイル名を、日付と概算番号と入力した人の欄が入る形にして」
紙にすると注意が消える
「注意事項と「概算です」は、印刷しても必ず入る場所へ置いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
PDFを自分で開き、内訳と注意事項が切れずに入っていた
CSVを表計算ソフトで開き、文字化けと列ずれがないことを確かめた
入力を変えた2件目が、別の番号と日付で書き出された
Workで作った物を保存するプロンプト
この概算のPDFとCSV、書き出しに使った並び順を、完成フォルダの「概算ツール」へ保存して。ファイル名の付け方と、まだ誰にも渡していないことも書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず今週の問い合わせ1件を架空の名前で入れ、このPDFを社内の人にだけ見せて読めるか確かめます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
書き出した計算を、あとから開き直せるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
さっき書き出した1件を、画面の中にも残したい。まず、履歴の一覧に何を出しておけば探せるか、項目だけ挙げて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今決めた概算番号と日付の付け方を、そのまま履歴の見出しに使います。
できるようになること
一度きりだった計算が、あとで開いて見直せる5件の履歴になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.98「前に計算した5件を、いつでも開けるようにしよう」