対策して終わりにせず、本当に再発していないか追えるようにしよう
今日手元に残るもの
封じ込め、原因に対応する恒久対策、予防措置、担当、期限、承認、実施証拠、有効性確認、再発有無を一つの品質案件で追う「承認・期限・有効性確認付きCAPAトラッカー」
時間の目安
最初のCAPAトラッカーまで 45〜65分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
封じ込め、原因に対応する恒久対策、予防措置、担当、期限、承認、実施証拠、有効性確認、再発有無を一つの品質案件で追う「承認・期限・有効性確認付きCAPAトラッカー」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
QA-05の原因分析から、人が確認済みを付けた原因だけを対策の根拠にし、未確定候補は追加確認へ残します。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_07_会議決定メモ.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
対策したって書いたまま、効いたか誰も見てない。この品質案件を、今広げない処置、原因に当てる恒久対策、別の場所でも防ぐこと、担当、期限、承認、やった証拠、効いた確認、再発したかまで一列につないで。人が承認してない対策は実施済みにせず、設備や工程の条件も変えないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
封じ込め、原因に対応する恒久対策、予防措置、担当、期限、承認、実施証拠、有効性確認、再発有無を一つの品質案件で追う「承認・期限・有効性確認付きCAPAトラッカー」
まず自分で試す
恒久対策を一件開き、QA-05の人が確認した原因と支持証拠へ戻る
実施証拠を空欄にし、完了ではなく実施確認待ちになるか見る
有効性確認日を未来へ動かし、CAPAが閉じず監視中に残ることを確かめる
未承認対策の実施候補を押し、工程変更・部品発注・外部連絡が起きないことを見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
CAPAの流れが並んだら
対策ごとに原因候補とのつながりを表示し、期限を過ぎた物、証拠がない物、有効性を見る日が来ていない物を別々に止めて。完了は有効性を人が確認した後だけ。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
対策と原因が結べない
「各対策の横に、どの原因証拠へ効くのかを一行で付けて」
完了条件が曖昧
「実施した証拠と、再発していないと見る期間・件数を分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
封じ込め・恒久対策・予防・担当・期限・証拠・有効性・再発が一案件で見えた
証拠不足と確認日前の二ケースを自分で作り、完了前で止まることを確認した
未承認の工程変更・設備操作・部品発注・品質判定が一件も実行されていなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「QA06_CAPAトラッカー」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では完了扱いの一CAPAだけへ置き換え、有効性を確認した証拠が本当にあるか品質責任者が見直します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
品質問題を製造・購買・CSへ同じ番号で渡そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この品質問題を、製造、購買、CSへ同じ番号で渡す形にして。各部署が見る物だけに分け、実行は承認待ちまで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
品質案件ID、確認済みロット・影響範囲、封じ込め、原因状態、CAPA、承認・期限を使います。
できるようになること
製造の隔離候補、購買の仕入先確認、CSの案内案を役割別に安全に渡せます。
この内容を詳しく学ぶ教材
QA-07「一つの品質問題を、製造・仕入先・お客様対応へ同じ番号で渡そう」