見積り受付から請求前まで、みんなが同じ案件を追えるページを完成させよう
今日手元に残るもの
架空の見積・受注10件を受付から請求の手前まで通した「営業業務ポータル」一式と、週次レポート、運用ガイド、効果測定(1件あたりの処理時間・計算違い・差戻し・引継ぎ漏れ)、続けるかの判断書
時間の目安
通し運転と判断書まで 60〜90分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の見積・受注10件を受付から請求の手前まで通した「営業業務ポータル」一式と、週次レポート、運用ガイド、効果測定(1件あたりの処理時間・計算違い・差戻し・引継ぎ漏れ)、続けるかの判断書
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
REV-01〜09で完成フォルダに残した全部(見積依頼確認票、商品価格マスタ、見積EST-101、見積計算ツール、値引き承認、注文取込、受注引継ぎ、週次RevOpsボード、安全テスト記録)を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
02_顧客_営業.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
仕上げに10件通そう。この顧客と営業のExcelから架空の取引先を10社選んで、見積依頼の受付、価格マスタとの照合、見積、値引きの承認、注文取込、物流と経理への引継ぎまでを、EST-101みたいに番号を振って1件ずつ回して。10件のうち2件は途中で差し戻し、1件は失注、1件は取消でいい。値引きの承認、正式発行、出荷指示、請求は全部こっちが決める場面として止めて。外には何も送らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の見積・受注10件を受付から請求の手前まで通した「営業業務ポータル」一式と、週次レポート、運用ガイド、効果測定(1件あたりの処理時間・計算違い・差戻し・引継ぎ漏れ)、続けるかの判断書
まず自分で試す
10件のうち1件を選び、見積番号と注文番号だけで受付から請求候補までたどる
効果測定の数字を1つ選び、案件状況ページから自分で数え直す
運用ガイドだけを見て、週次ボードを自分の手で1回出す
差し戻した2件が、どこまで戻ってどこから再開したかを記録で追う
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
10件を回し終えたら
結果をまとめて。1件あたり見積までに何分かかったか、金額の計算違いが何件、差戻しが何件、物流か経理への渡し忘れが何件。あと、はじめて触る人でも回せるように、朝やること・止まった時・止め方の順で運用ガイドを1枚にして。
数字とガイドがそろったら
最後に判断書。このやり方を続けるか、直してから続けるか、やめるかの3択を、根拠の数字と並べて。決めるのは俺だから、おすすめは1個だけ理由付きで。
送った後に試す
判断書の3択と根拠の数字を読み、自分でどれか一つに丸を付ける
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
10件が多くて追えない
「1件ずつ、番号と止まった場面と次にやることの3行だけの一覧にして」
良い数字ばかり並ぶ
「うまくいかなかった件も数えて。計算違いと渡し忘れは、起きた場面付きで」
ガイドが説明になってる
「運用ガイドは仕組みの説明じゃなく、朝・日中・週明けにやることの順にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
10件の記録が残り、値引きの承認・正式発行・出荷指示・請求の場面で毎回止まっていた
効果測定の「計算違いの件数」を、自分で数え直して合っていた
運用ガイドだけを頼りに、週次ボードを1回出せた
判断書の3択に、来月の見積で試すかどうかを自分で書き込んで決めた
Workで作った物を保存するプロンプト
この営業業務ポータル一式と、10件の通し記録、週次レポート、運用ガイド、判断書を、完成フォルダの「営業業務ポータル」へそろえて保存して。全部架空データで、見積の発行も請求も外部への送信もしていないと表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際にやるなら、まず来月の見積5件だけをこの流れで並行して回し、判断書の形で上司と続けるか決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。もっと試したい方だけ、総仕上げへ進みます。
次にすること
自分の部署の名前で、最初の1か月を決めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この判断書を元に、うちの部署で最初の1か月だけ試す計画つくって。使うのは価格マスタと承認ボードからでいい。実在のお客さんの名前と金額はまだ入れない。困った時に止める合図と、戻し方も入れて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
通し運転を終えたポータル一式と、運用ガイド、判断書をそのまま使います。
できるようになること
架空データの練習から、自分の部署の見積で試す準備へ進めます。
このコースに、次の課題はありません
下の文は、やりたい人だけが試す最後の仕上げです。