「在庫が合わない」の理由を、元の記録まで戻って調べられる表を作ろう
今日手元に残るもの
架空の帳簿数と実棚数を、保管場所、品番、ロット、直近の入庫・出庫、確認時刻で照合し、差異と調査候補を元シート・行つきでまとめた「在庫差異調査票」
時間の目安
最初の在庫差異調査票まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の帳簿数と実棚数を、保管場所、品番、ロット、直近の入庫・出庫、確認時刻で照合し、差異と調査候補を元シート・行つきでまとめた「在庫差異調査票」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
在庫が合わんけど、どの入出庫からずれたか分からない。この架空の表で、帳簿の数、実際に数えた数、置き場所、品番、ロット、直近の入庫と出庫、見た時刻を並べて差異調査票にして。元のシートと行へ戻れるように。理由がない差は推測せず、在庫数の修正は人が確認するまでしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の帳簿数と実棚数を、保管場所、品番、ロット、直近の入庫・出庫、確認時刻で照合し、差異と調査候補を元シート・行つきでまとめた「在庫差異調査票」
まず自分で試す
差異を一件選び、帳簿数・実棚数・直近入出庫の元行へ戻る
帳簿数と実棚数の差を一行だけ自分で計算し、調査票と比べる
ロットまたは単位を一つ変え、同じ在庫として相殺されず止まるか試す
在庫調整候補を押し、担当者と承認者の確認画面より先へ進まないことを見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
差異のある行が並んだら
入庫未記録、出庫未記録、数え間違い、場所違い、単位違いを調査候補として分けて。どれも確定理由にはせず、次に見る記録と確認する人を付けて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
差異理由が決めつけになる
「見つかった事実、考えられる理由、次に見る原記録を三列にして」
時点が合わない
「帳簿と実棚の基準時刻、最後の入庫、最後の出庫を並べて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
帳簿・実棚・場所・品番・ロット・直近入出庫・時刻が差異ごとに見えた
任意の一件を元記録へ戻って照合し、差を自分で計算できた
原因は調査候補に残り、在庫調整・引当変更・発注は未実行だった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「SCM01_在庫差異調査票」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では差異が出やすい一品番・一保管場所だけへ置き換え、同じ基準時刻で数えられるか倉庫担当と確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
差異が出やすい在庫から少しずつ数える仕組みにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この差異票から、毎回全部じゃなく、今日はどの棚を数えるかの候補と記録票を作って。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
品番、ロット、保管場所、差異履歴、最終確認時刻、調査候補、未承認状態を使います。
できるようになること
重要度と差異履歴に応じた循環棚卸の順番と再確認が作れます。
この内容を詳しく学ぶ教材
SCM-02「少しずつ無理なく在庫を数えられる、棚卸しセットを作ろう」