少しずつ無理なく在庫を数えられる、棚卸しセットを作ろう
今日手元に残るもの
在庫の重要度、差異履歴、最終確認日から棚卸対象候補を並べ、数える順、二人目の再確認、結果記録、差異承認をまとめた「循環棚卸リスト・記録票・差異確認チェックリスト」
時間の目安
最初の循環棚卸セットまで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
在庫の重要度、差異履歴、最終確認日から棚卸対象候補を並べ、数える順、二人目の再確認、結果記録、差異承認をまとめた「循環棚卸リスト・記録票・差異確認チェックリスト」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
SCM-01の品番・ロット・場所・差異履歴・最終確認時刻・調査候補を棚卸の正本にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_08_引継ぎ確認票.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
月末に全部数えて疲れるわりに、怪しい棚を見落とす。この差異履歴から、重要な物、前にずれた物、長く数えてない物を今日の候補にして、数える順と記録票、もう一人が見る所をそろえて。帳簿数は数え終わるまで作業者に見せず、差異が出ても在庫調整は承認前で止めて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
在庫の重要度、差異履歴、最終確認日から棚卸対象候補を並べ、数える順、二人目の再確認、結果記録、差異承認をまとめた「循環棚卸リスト・記録票・差異確認チェックリスト」
まず自分で試す
今日の候補を一件開き、重要度・差異履歴・最終確認日の元記録へ戻る
一件の初回数を入力し、帳簿数が事前表示されず差だけ後から出るか見る
再確認者を初回作業者と同じにし、完了前で止まるか試す
差異承認を空にして調整候補を押し、在庫数が変わらないことを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
棚卸の候補と順番ができたら
品番・ロット・場所を声出し確認してから数え、初回数、再確認数、差、数えた人、確認した人、時刻を別欄にして。同じ人の二回確認を二者確認にしないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
今日の量が多すぎる
「重要度、直近差異、最終確認日の三つで上位だけにして」
数え方が人で違う
「単位、開封品、端数、数え直す条件を記録票の先頭へ出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
重要度・差異履歴・最終確認日から今日の候補と数える順が見えた
初回数と別の確認者の再確認数を入力し、差を自分で確かめられた
差異承認前は帳簿在庫・引当・発注残が一件も変わっていなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「SCM02_循環棚卸セット」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では高額または欠品影響が大きい一品番だけへ置き換え、数える単位を二人で読み合わせます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
配送が遅れた時の事実と案内を同じ番号でそろえよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この注文が遅れた想定で、今分かってること、影響、次に確認する時刻を社内とお客さん向けに分けて。送信はまだ。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
注文・品番・ロット・在庫確認時刻、差異の有無、担当と未承認状態を引継ぎ材料にします。
できるようになること
在庫差異が配送へ影響する場合も、社内と顧客向けの事実がぶれない案内候補になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
SCM-03「配送が遅れた時、社内とお客様へすぐ伝えられる文面をそろえよう」