配送が遅れた時、社内とお客様へすぐ伝えられる文面をそろえよう
今日手元に残るもの
架空注文の現在地、確認済み遅延理由、影響、代替候補、次回更新時刻を事実・未確認に分けた「遅延対応メモ・顧客案内案・社内引継ぎ票」
時間の目安
最初の配送遅延セットまで 25〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空注文の現在地、確認済み遅延理由、影響、代替候補、次回更新時刻を事実・未確認に分けた「遅延対応メモ・顧客案内案・社内引継ぎ票」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
SCM-01〜02の在庫差異・棚卸状態と、影響する品番・ロット・確認時刻だけを使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
配送が遅れた時、社内とお客さんで言ってることが違う。この架空注文について、今どこ、分かってる遅れの理由、何に響くか、代わりにできそうなこと、次に知らせる時刻を事実と未確認に分けて。社内メモ、顧客への案内案、次担当の引継ぎを同じ注文番号で。到着約束も送信もまだしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空注文の現在地、確認済み遅延理由、影響、代替候補、次回更新時刻を事実・未確認に分けた「遅延対応メモ・顧客案内案・社内引継ぎ票」
まず自分で試す
顧客案内案の現在地から注文・在庫の元記録まで戻る
遅延理由を未確認へ変え、顧客文面から断定が消えるか確かめる
次回更新時刻を動かし、社内メモと顧客案内の両方が変わるか見る
案内送信候補を押し、宛先・内容・到着見込みの人確認前で止まるか試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三つの文面ができたら
顧客向けには社内原因候補や不要な在庫情報を出さず、確認済みの影響、今できること、次回時刻だけにして。代替は在庫・価格・配送枠を人が確認するまで候補と書いて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
顧客向けが長い
「影響、今できること、次に知らせる時刻の三行を先にして」
代替が確定に見える
「在庫、追加費用、届けられる時刻を確認待ちとして横に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
注文・現在地・理由・影響・代替候補・次回時刻が事実と未確認に分かれていた
三つの文面で同じ注文番号と次回更新時刻を確認し、元記録へ戻れた
到着約束・代替確定・配送変更・顧客送信が人の確認前で止まっていた
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「SCM03_配送遅延対応セット」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では過去に遅れた一注文だけへ置き換え、顧客へ伝えてよい事実をCS担当と確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
在庫と需要の前提を変えて補充時期を試算しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この在庫から、いつ何個を補充候補にすると欠品しそうか、条件を変えて試せる画面にして。発注はしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
帳簿・実棚差異、棚卸状態、品番・単位、注文影響、入出庫時刻、未確認を使います。
できるようになること
需要・調達期間・安全在庫・発注残を変え、欠品日と過剰候補を比べられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
SCM-04「「いつ、何個頼む？」を変えて、品切れしないか試せる発注画面を作ろう」