取材の質問・担当・返事の期限を忘れない受付画面を作ろう
今日手元に残るもの
媒体・記者・テーマ・回答期限・質問・回答担当・公開可否を1件ずつ記録し、質問ごとに根拠資料の場所が紐づく取材受付ボードの試作
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
媒体・記者・テーマ・回答期限・質問・回答担当・公開可否を1件ずつ記録し、質問ごとに根拠資料の場所が紐づく取材受付ボードの試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
COM-04の「プレスルーム」の資料一覧と、COM-01の「会社ファクトシート.md」を、質問に紐づける根拠の置き場として使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
取材の依頼、電話とメールと担当の頭の中に散らばってて、返事の期限だけ過ぎるんだよね。この問い合わせExcelと電話の生メモを取材依頼だと思って、受付の画面つくって。媒体、記者、テーマ、いつまでに返すか、聞かれた質問、答える担当、社外に出していいか。質問1個ずつに、答えの根拠がプレスルームのどの資料かを結び付けられるようにして。根拠が無い質問は答えを書かず、要確認で置いといて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
媒体・記者・テーマ・回答期限・質問・回答担当・公開可否を1件ずつ記録し、質問ごとに根拠資料の場所が紐づく取材受付ボードの試作
まず自分で試す
取材を1件登録し、質問を3つ入れて、それぞれの根拠資料を自分で選ぶ
根拠を選ばないまま回答済みにしようとして、止まるか試す
回答期限を昨日の日付へ変えて、表示の色が変わるのを見る
社内限りにした質問が、記者向けの回答案に出てこないか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
取材1件が登録できたら
期限の見え方を足して。今日から3日以内のものを上に、期限切れは色を変えて。あと、答える担当が決まってない質問だけを集めた一覧も別に出して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
どの取材が急ぎか分からない
「締切までの残り日数を数字で出して、少ない順に上へ並べて」
質問と回答が混ざる
「質問と回答案と根拠を3列に分けて、根拠が空の行だけ先に見せて」
誰の宿題か曖昧
「担当が空の質問を毎回先頭にまとめて、決まるまで消えないようにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
取材1件を、質問と根拠と担当と期限まで自分で入力できた
根拠が空のまま回答済みにしようとして、止まるのを見た
担当が決まっていない質問だけの一覧を開けた
社内限りの質問が記者向けの回答案に出ないことを確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
この取材受付ボードと、登録した架空の取材1件を、完成フォルダの「取材受付ボード」へ保存して。根拠が付いていない質問の一覧と、まだ記者へは何も返していないことも書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
いま抱えている取材や問い合わせを1件だけ、媒体・締切・質問・根拠・担当の5項目でこの形に写します。返事を送るのは、いつも通り上長の確認を通してからにします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
質問に答える人の原稿を、その場でそろえよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このボードの質問のうち、社長が直接答えることになりそうなものを3つ選んで、答えの骨だけ根拠付きで書いてみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今のボードに集めた質問と、質問ごとに結び付けた根拠資料を、そのまま原稿の材料にします。
できるようになること
相手と持ち時間を言うだけで、話す原稿と想定質問が根拠付きで出てきます。
この内容を詳しく学ぶ教材
COM-06「相手と持ち時間を入れると、社長の原稿と想定質問がそろうようにしよう」