未確認の情報が外へ出ない、もしもの時の広報画面にしよう
今日手元に残るもの
未確認情報の掲載、古い資料の配布、個人情報の混入、社内限りの数字の流出、権限外の公開、誤った訂正、緊急停止と復旧の8ケースを架空データで試し、止まった・戻した・人へ渡した結果が残る安全テスト記録と、直した仕組み
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
未確認情報の掲載、古い資料の配布、個人情報の混入、社内限りの数字の流出、権限外の公開、誤った訂正、緊急停止と復旧の8ケースを架空データで試し、止まった・戻した・人へ渡した結果が残る安全テスト記録と、直した仕組み
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
COM-04のプレスルーム、COM-05の取材受付ボード、COM-07のモニター、COM-08の訂正対応フローを、テスト対象として同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 3上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 4材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
外へ出す前に、わざと間違える練習がしたい。このAI安全のメモみたいなこと、広報でも普通に起きるから。今の仕組みに架空データでわざとまずい物を入れて試す。まず3つ。まだ確認できてない事実をプレスルームに載せようとする、去年の古い資料を最新として渡す、記者への回答に社員個人の連絡先を付ける。ちゃんと止まるか一個ずつやって、結果を表にして。直すのは結果を見てから。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
未確認情報の掲載、古い資料の配布、個人情報の混入、社内限りの数字の流出、権限外の公開、誤った訂正、緊急停止と復旧の8ケースを架空データで試し、止まった・戻した・人へ渡した結果が残る安全テスト記録と、直した仕組み
まず自分で試す
出典が空のままの発表をプレスルームへ載せようとして、止まる画面を見る
権限の無い人の役で公開ボタンを押そうとして、止まるのを確かめる
緊急停止を押し、プレスルームの表示と社内通知が両方止まるのを自分で見る
止めたあと、元の表示へ戻す手順を最後まで自分でやる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
最初の3つの結果が表になったら
残りも続けて。社内限りの数字を記者向けの回答案に入れる、承認をもらってない人が公開ボタンを押す、間違った訂正文を出してさらに混乱させる、配信を今すぐ全部止める、止めたあと元へ戻す。この5つ。個人情報の扱いは、渡した手順の書き方に合わせて。
送った後に試す
8件の結果表で、止まった・止まらなかったが1件ずつ分かるか見る
止まらなかった項目があったら
止まらなかったやつだけ直して、同じテストをもう一回やって。直す前と後を並べて見せて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
テストが他人事になる
「ケースごとに、実際に起きたら誰が謝りに行くかを一言ずつ足して」
直したか追えない
「結果表に、試した日時、直した場所、もう一度試した結果の列を足して」
止める判断が曖昧
「緊急停止を押す条件を3つだけ決めて、画面の一番上に出しっぱなしにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
8つのケース全部に、止まったか、直して再テストで止まったの結果が残った
未確認情報・個人情報・権限外公開の3つは、止まる画面を自分の目で見た
緊急停止から元へ戻すまでを、一度通しでやれた
止める条件と、止めたあと誰へ連絡するかが画面に書かれていた
Workで作った物を保存するプロンプト
この安全テスト記録8件と、直した箇所の一覧、緊急停止と復旧の手順を、完成フォルダの「広報安全テスト」へ保存して。公開の可否と訂正の内容は人が決めるという一文も入れて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
この8件から「うちで一番起きそうな1件」を選び、次の広報の打ち合わせで、架空データのまま一度みんなの前で再現します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
発表1件と訂正1件を、最初から最後まで通そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この仕組みで架空の発表を1件やるとしたら、発表日の前日までに何を用意しとく?足りない物を先に一覧にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
安全テストを通した仕組み一式と、緊急停止・復旧の手順をそのまま持ち込みます。
できるようになること
発表の日から訂正が済むまでを、一か所で通して回せます。
この内容を詳しく学ぶ教材
COM-10「発表から訂正まで一か所で進められる、会社の広報ページを完成させよう」