お客様が「今どこまで進んだ？」を自分で見られるページを作ろう
今日手元に残るもの
架空のお客様が受付番号を入れると、受付・確認中・回答待ち・解決の状態、次にこちらから連絡する日、お客様側にお願いしていることだけが見えるサポート状況ページ
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空のお客様が受付番号を入れると、受付・確認中・回答待ち・解決の状態、次にこちらから連絡する日、お客様側にお願いしていることだけが見えるサポート状況ページ
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
CS-04で確定した10件の受付番号と、CS-05で承認した回答を、このページの元データにします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_01_問い合わせ受付票.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
「あの件どうなってます?」の電話が一番多いんだよね。お客さんが受付番号を入れたら自分の件だけ進み具合が見えるページつくって。受付、確認中、回答待ち、解決の4つと、次にこっちから連絡する日と、お客さんにお願いしてることだけ。担当者の名前と社内のやりとりは絶対出さないで。番号を変えて他人の件が見えないかも試したい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空のお客様が受付番号を入れると、受付・確認中・回答待ち・解決の状態、次にこちらから連絡する日、お客様側にお願いしていることだけが見えるサポート状況ページ
まず自分で試す
架空の受付番号を2つ用意し、切り替えて相手の件が見えないことを確かめる
存在しない番号を入れて、何も見えないまま止まるか試す
次に連絡する日を過ぎた設定にして、表示がどうなるか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
4つの状態が切り替わるようになったら
この受付票の帳票と同じ項目で、お客さんが自分で書ける欄を1つだけ足して。写真や書類のお願いへの返事欄ね。押しても社内に届くだけで、案件の状態は勝手に変わらないようにして。
状態の名前が社内用語っぽかったら
状態の名前を、お客さんが読んで分かる言葉に変えて。一次回答済みたいな社内の呼び方はやめて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
進んでいるのか分からない
「4つの状態を横並びにして、今どこにいるか一目で分かるようにして」
お願いが埋もれる
「お客様にお願いしていることを一番上に出して、ほかは下にたたんで」
解決の意味が曖昧
「解決の状態には、何が解決したかの一文を必ず添えて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
受付番号を切り替えても、他人の件が見えなかった
存在しない番号で何も表示されないことを自分で試した
社内の担当者名と検討中のやりとりが画面に出ていないと読んで確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
このサポート状況ページと、番号を変えて試した結果を、完成フォルダの「状況ページ」へ保存して。架空の受付番号だけで、まだ誰にもURLを渡していないことも書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
よく問い合わせが来る窓口を1つだけ、今どの状態かと次の連絡日を返す形に置き換えます。お客様に見せるのは、社内の名前が出ないと確かめてからにします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
ページに出した「いつまでに連絡します」を、自分の予定へ落とそう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この状況ページに出てる次回連絡日を全部拾って、誰がいつ何をするかの一覧にして。予定表にはまだ入れないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った状況ページの次回連絡日と、お客様へのお願いを、担当のやることの元にします。
できるようになること
約束した日が、担当のやることと予定候補として手元に残るようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
CS-07「返信で約束したことを、担当のやること・予定・改善案へつなごう」