返信で約束したことを、担当のやること・予定・改善案へつなごう
今日手元に残るもの
承認済みの返信から、担当のやること・折返しの予定候補・商品を直した方がいい候補を同じ問い合わせ番号のまま取り出し、担当者が一つずつ確認して押した分だけ台帳へ入る連携フロー
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
承認済みの返信から、担当のやること・折返しの予定候補・商品を直した方がいい候補を同じ問い合わせ番号のまま取り出し、担当者が一つずつ確認して押した分だけ台帳へ入る連携フロー
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
CS-05で承認した回答と、CS-06の状況ページの次回連絡日を、そのまま取り込み元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
返信で約束したことが、そのあと誰の仕事にもなってないのが困る。承認済みの返信から、やること、折り返す予定の候補、あと商品側を直した方がいいって話を取り出して。全部、元の問い合わせ番号がくっついたままで。IDのつなぎ方は渡した辞書に合わせて。台帳へ入れるのは担当が一つずつ確認して押してからね。勝手に予定表へ入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
承認済みの返信から、担当のやること・折返しの予定候補・商品を直した方がいい候補を同じ問い合わせ番号のまま取り出し、担当者が一つずつ確認して押した分だけ台帳へ入る連携フロー
まず自分で試す
1件の問い合わせ番号で、返信の約束からやること・予定候補・改善候補まで一気にたどる
確認を押す前に、会議・案件のExcel側に何も増えていないことを確かめる
1件だけ承認を押して、台帳に増えた行を開いて中身を見る
改善候補の引用が本当にお客様の言葉か、元の問い合わせで探す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
3種類が問い合わせ番号つきで並んだら
同じ日に2件、別の問い合わせを流してみて。やることと予定候補が混ざらないで、番号ごとに承認待ちへ分かれて並ぶか見たい。
商品改善の候補が的外れだったら
改善候補は、お客様が実際に言った言葉を必ず1つ引用してから書いて。引用が付けられないものは候補から外して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
約束かどうか判断がつかない
「送りますやりますみたいな言い切りの文だけを、約束として拾って」
予定候補の時間が雑
「折返しの予定候補は、次回連絡日の午前と午後の2案にして」
改善候補が多すぎる
「改善候補は同じ困りごとでまとめて、何件の声から出たか数を付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
1件を問い合わせ番号だけで、やること・予定候補・改善候補までたどれた
確認を押す前後を比べ、台帳が変わるのは押した後だけだと自分で確かめた
改善候補にお客様の言葉の引用が付いているのを読んだ
Workで作った物を保存するプロンプト
この連携フローと、承認の前後で何が増えたかの記録を、完成フォルダの「約束台帳」へ保存して。予定表にも外部にも何も送っていないことを一番上に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず折返しの約束だけを、自分のカレンダーの候補として出す形に置き換えます。登録のボタンは自分で押します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
たまってきた台帳から、毎週の詰まりを見えるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この台帳から、期限を過ぎてるやることと、まだ承認待ちのものだけ数えて一覧にして。原因はまだ書かなくていい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った約束台帳のやること・予定候補・改善候補を、そのまま週次の集計元にします。
できるようになること
一件ずつの対応が、週ごとの詰まりとお客様の本音として見えるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
CS-08「問い合わせの詰まりとお客様の本音が、毎週見えるレポートを作ろう」