問い合わせの詰まりとお客様の本音が、毎週見えるレポートを作ろう
今日手元に残るもの
件数・最初の返事までにかかった時間・期限超過・同じお客様からの再問い合わせ・解決した理由が並ぶ週次サポートレポートと、お客様の言葉を原文のまま集めたVOC集、自動にできない時の手動発行手順
時間の目安
設定まで 20〜30分・週次レポートの完全確認は週明け
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
件数・最初の返事までにかかった時間・期限超過・同じお客様からの再問い合わせ・解決した理由が並ぶ週次サポートレポートと、お客様の言葉を原文のまま集めたVOC集、自動にできない時の手動発行手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
CS-07の「約束台帳」と、CS-04で残した振り分けの記録を集計元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
06_問い合わせ_電話_ToDo.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
毎週「今週どうだった?」って聞かれて、そのたびに手で数えてる。今週の件数、最初の返事までにかかった時間、期限を過ぎた件、同じお客さんが何回も聞いてきた件、解決した理由を1枚にまとめて。数字の下に、なんで詰まってるかの仮説と、人が見ないと分からない件を分けて出して。仮説は仮説ってはっきり書いて、決めつけないで。まず今週の分を一回つくって。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
件数・最初の返事までにかかった時間・期限超過・同じお客様からの再問い合わせ・解決した理由が並ぶ週次サポートレポートと、お客様の言葉を原文のまま集めたVOC集、自動にできない時の手動発行手順
まず自分で試す
最初の返事までの時間を1件選び、Excelの問い合わせシートの受付日時から自分で数え直す
要確認に分けられた件を開き、なぜ人が見ないと分からないのか読む
VOC集の引用を1つ選び、元の問い合わせ本文と一字一句同じか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今週の1枚ができたら
これを毎週月曜の朝に出るようにしたい。あわせて、お客様が実際に言った言葉を原文のまま集めたページも足して。多い順に並べて。自動にできるなら、設定の前に、いつ動いて、何を元にして、どこに出て、どう止めるかを先に教えて。できないなら手で出す手順を短くまとめて。
送った後に試す
次に動く曜日と時刻、レポートが出る場所を見る
止め方と、止めたあとに手で出す手順がどこにあるか見る
お客様の言葉が要約されていたら
お客様の言葉は要約しないで、原文のまま引用して。そこから読み取れることは下に分けて書いて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
数字ばかりで動けない
「レポートの最後に、来週やめることと試すことを1つずつだけ足して」
仮説が断定に見える
「仮説の文の頭にたぶんを付けて、確かめる方法も一言添えて」
再問い合わせの意味が曖昧
「再問い合わせは、同じお客様が何日以内に同じ話題で来た件か、条件を先に決めて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日ここまでできたらOK
今週のレポートを開き、件数・最初の返事までの時間・期限超過・再問い合わせを確かめた
数字を1つ、元のExcelから自分で数え直して合っていた
毎週の自動設定の内容か、手で出す手順のどちらかを保存した
VOC集の引用が原文のままだと1件確かめた
本当に完成した証拠
週明けにレポートが実際に出て開けた(手動版は手順どおり自分で出せた)
出てきた仮説から、来週やめることと試すことを1つずつ決められた
Workで作った物を保存するプロンプト
この週次サポートレポートとVOC集、毎週の設定内容(または手で出す手順)、止め方を、完成フォルダの「週次サポートレポート」へ保存して。仮説はまだ確かめていないことも書いておいて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず期限を過ぎた件と、同じ人からの再問い合わせの2つだけを毎週数えます。仮説を確かめる相手は社内の1人に絞ります。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
件数が増える前に、返信を止める仕組みを試そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このレポートに出てる件のうち、もしAIが自動で返してたら一番まずかったのはどれ?理由つきで3つ挙げて。直すのはまだいい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
ここまでの回答コンソール・状況ページ・約束台帳・週次レポートを、そのまま安全テストの的にします。
できるようになること
個人情報や規約外の約束が、送る前に止まる動きが増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
CS-09「個人情報や会社ルール外の約束を、返信前に止めよう」