古い答えや根拠のない文章を教えてくれる返信画面を作ろう
今日手元に残るもの
質問を打つと関係するFAQ・合意のひな形の該当箇所・過去の回答が出典つきで並び、根拠の無い文と有効期限切れのFAQに別々の警告が出て、承認するまで送信できない回答コンソール
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
質問を打つと関係するFAQ・合意のひな形の該当箇所・過去の回答が出典つきで並び、根拠の無い文と有効期限切れのFAQに別々の警告が出て、承認するまで送信できない回答コンソール
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
CS-02の「FAQ回答集.xlsx」と、CS-04の振り分け画面で確定した件を、同じWorkで開いて続けます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
返信案は出してほしいけど、出どころが分からない文が一番こわい。確定した問い合わせを開いたら、関係するFAQの行と、この合意のひな形の該当箇所と、前に同じ質問へ返した回答が横に並ぶ画面にして。返信案は1文ごとにどれを根拠にしたか付けて、根拠が無い文は目立つ色で出して。有効期限が切れたFAQを使った時も警告して。承認を押すまで送信の操作はできないようにして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
質問を打つと関係するFAQ・合意のひな形の該当箇所・過去の回答が出典つきで並び、根拠の無い文と有効期限切れのFAQに別々の警告が出て、承認するまで送信できない回答コンソール
まず自分で試す
質問を1つ打ち、返信案の1文を選んで、根拠のFAQ行を開いて同じことが書いてあるか確かめる
根拠の無い一文をわざと自分で書き足し、警告が出るか見る
承認を押さずに送信しようとして、止まる画面を確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
根拠と警告が出るようになったら
AI利用記録の帳票と同じ項目で、承認の記録も残して。誰がいつ承認したか、AIの案から何文直したか、根拠なしの文を消したかどうか。
わざと古いFAQを引かせて試したい時
FAQ回答集の有効期限を1件だけ過ぎた日付に書き換えて、その質問を打ってみて。警告が出るか、そのまま返信案に混ざるか見せて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
根拠が多すぎて読めない
「根拠は上位3件だけ出して、残りは他何件でたたんで」
警告に慣れてしまう
「警告は、根拠なしと期限切れで色も文言も変えて」
過去の回答が古い
「過去の回答は日付順に並べて、半年より前のものに古い印を付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
返信案の1文の根拠をたどり、FAQ回答集の同じ行を開けた
根拠なしと期限切れで、違う警告が出るのを見た
承認前は送信できず、承認後に記録が残ることを自分で押して確かめた
Workで作った物を保存するプロンプト
この回答コンソールと承認の記録、警告が出た質問の一覧を、完成フォルダの「回答コンソール」へ保存して。どこにも実際には送信していないことも書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社でいちばん間違えると怖い質問を1つ選び、その質問だけ根拠つきで返す形にします。承認は今の承認者がそのまま押します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
承認した回答を、お客様が自分で見られる場所に出そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
承認済みの1件について、お客様に見せていい情報と社内だけに留める情報を2列に分けて並べて。画面はまだ作らないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作ったコンソールの承認済みの回答と、その案件の期限を、お客様向けの表示にそのまま使います。
できるようになること
お客様が「まだ返事が来ない」と電話してくる前に、自分で進み具合を見られるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
CS-06「お客様が「今どこまで進んだ？」を自分で見られるページを作ろう」