届いた問い合わせを、合う担当者へ迷わず渡せる画面を作ろう
今日手元に残るもの
架空の問い合わせ10件に、担当候補・緊急度・返す期限・どの商品の話かを候補として出し、そう判断した原文の一行を横に並べ、担当者が直してから確定できる振り分け画面
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の問い合わせ10件に、担当候補・緊急度・返す期限・どの商品の話かを候補として出し、そう判断した原文の一行を横に並べ、担当者が直してから確定できる振り分け画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
CS-01の「問い合わせ対応メモ.md」の5枠の分け方を、画面に出す判断材料の並びにそのまま使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
問い合わせが来るたび「これ誰が見るの?」で止まるのが一番もったいない。このExcelの問い合わせシートから架空の10件を出して、1件ずつ、担当の候補、急ぎ具合、いつまでに返すか、どの商品の話かを出す画面つくって。候補の横に、そう思った原文の一行を必ず出して。組織の資料に無い部署を作らないで。決めるのは人だから、直してから確定を押す形にして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の問い合わせ10件に、担当候補・緊急度・返す期限・どの商品の話かを候補として出し、そう判断した原文の一行を横に並べ、担当者が直してから確定できる振り分け画面
まず自分で試す
1件選び、担当候補の根拠になった原文の一行を、Excelの問い合わせシートの同じINQUIRY_IDで開いて突き合わせる
担当候補をわざと別の部署へ直して確定し、変更前と変更後が記録に残るか見る
物差しに当てはまらない件が、判断できないで止まっているか探す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
10件が候補つきで並んだら
候補を直した記録も残して。誰がいつ、何から何へ変えたか。あとでAIの候補と人が確定した中身が違う件だけ数えられるように、印も付けて。
緊急度が全部「中」になっていたら
急ぎ具合の物差しを先に3段階で書き出して、その物差しに沿って付け直して。物差しに当てはまらない件は判断できないで止めて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
根拠の一行が長すぎる
「根拠は原文から一文だけ抜いて、続きは折りたたみにして」
担当が偏る
「担当候補は2つまで出して、迷った理由も一言ずつ付けて」
期限の意味が分からない
「期限は、初めて返事する期限と、解決までの期限に分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
10件のうち1件で、根拠の一行を元のExcelの本文と突き合わせられた
担当候補を自分で直して確定し、変更前と変更後が画面に残った
物差しに当てはまらない件が止まっているのを自分の目で見た
Workで作った物を保存するプロンプト
この振り分け画面と、10件の候補と確定の記録を、完成フォルダの「振り分け画面」へ保存して。AIの候補と人の確定が違った件数もメモに残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分のところに来る問い合わせの入口を1つだけ選び、担当候補と根拠の一行が出る形に置き換えます。確定は今まで通り自分が押します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
振り分けた先で、根拠を見ながら返信案を書ける画面にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
いま確定した1件について、FAQ回答集のどの行が使えそうか出典つきで並べて。返信の文はまだ書かないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今確定した担当・期限・商品を、回答案を出す画面の入力としてそのまま渡します。
できるようになること
振り分けの次に、出典つきの返信案がその場で並ぶようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
CS-05「古い答えや根拠のない文章を教えてくれる返信画面を作ろう」