売上・購入・経費の記録を、同じ番号のまま経理へ渡そう
今日手元に残るもの
営業の売上候補・購買の発注と入荷・各部門の経費申請が、元の番号のまま経理へ届き、番号や金額や証憑が足りない物だけ理由つきで戻る連携フローと、受け取り・差し戻しが残る受付台帳
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
営業の売上候補・購買の発注と入荷・各部門の経費申請が、元の番号のまま経理へ届き、番号や金額や証憑が足りない物だけ理由つきで戻る連携フローと、受け取り・差し戻しが残る受付台帳
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
FIN-05の承認ワークスペースと、FIN-06の13週資金繰りを、受け取り先として同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
営業と購買と各部の経費が毎回バラバラの形で回ってきて、経理で打ち直してるんだよね。この辞書のIDの付け方に合わせて、承認済みの売上候補と、発注と入荷と、経費申請を、番号を変えないまま経理で受け取る流れにして。番号が無い、金額が合わない、証憑が無い物は受け取らずに理由を付けて元の部門へ戻して。受け取った物も戻した物も台帳に残して。経理側で番号を付け直すのは無し。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
営業の売上候補・購買の発注と入荷・各部門の経費申請が、元の番号のまま経理へ届き、番号や金額や証憑が足りない物だけ理由つきで戻る連携フローと、受け取り・差し戻しが残る受付台帳
まず自分で試す
経費IDが空の申請をわざと1件流して、受け取られずに戻るのを見る
受付台帳で売上の番号を1件追い、13週資金繰りの入金の行まで同じ番号でたどる
戻した申請を直して再送し、二重に受け付けられていないか台帳で確かめる
発注IDが、三点照合の画面と同じ番号のままかを見比べる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
3つの入口から受け取れるようになったら
この経費申請票の項目に合わせて、経費だけは領収書が付いてない申請を受け取らないようにして。戻す時は何が足りないかを、申請した人が直せる言い方で書いて。
差し戻しが動いたら
戻した物が直って戻ってきた時に、同じ番号のまま続きから受け取れるか試して。二重に受け付けてないかも台帳で見せて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
どの部門から来たか分からない
「台帳に入口の列(営業・購買・経費)を足して、色を分けて」
戻した理由が伝わらない
「差し戻しの理由を、足りない項目名と、どこを見れば直せるかの2行にして」
同じ物が何度も来る
「同じ番号が来たら、前回いつ受け付けたかを並べて出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
1件の番号を、部門の申請から経理の台帳、資金繰りの行まで途切れず追えた
番号や証憑が足りない物が受け取られず、理由つきで戻った
直して再送した物が、二重にならず同じ番号で受け付けられた
Workで作った物を保存するプロンプト
この連携フローと受付台帳を、完成フォルダの「部門連携」へ保存して。受け取った件数と戻した件数、番号を付け直していないことを台帳の先頭に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず経費申請の1本だけを、いまのメール添付から番号つきの受付に置き換えて、戻す時の言い方を部署で試します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
受付の詰まりと現金の動きを、毎朝の1枚にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この受付台帳から、今日の未処理と差し戻し中と承認待ちの件数を、朝の1枚として一回だけ出してみて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
受付台帳の未処理・差し戻し中・承認待ちの件数を、そのまま毎朝の集計元にします。
できるようになること
締めがどこで止まっているかと、現金の変化が、朝に自分から出てくるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
FIN-08「月末の遅れと現金の変化を、毎朝見られる画面にしよう」