月末の遅れと現金の変化を、毎朝見られる画面にしよう
今日手元に残るもの
未処理の証憑と滞留日数、承認待ちの詰まり、今週の入出金、部門別の予算差異、資金残の見込みが1枚に並ぶ毎朝のダッシュボードと、決めた線を超えた時だけ根拠つきで出る例外通知、自動にできない時の手で出す手順
時間の目安
設定まで 25〜35分・翌朝と例外通知の確認は翌日以降
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
未処理の証憑と滞留日数、承認待ちの詰まり、今週の入出金、部門別の予算差異、資金残の見込みが1枚に並ぶ毎朝のダッシュボードと、決めた線を超えた時だけ根拠つきで出る例外通知、自動にできない時の手で出す手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
FIN-07の受付台帳、FIN-06の13週資金繰り、FIN-05の承認待ちを集計元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
05_経理_予算_月次.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
毎朝これ見れば締めの遅れが分かる、っていう1枚がほしい。未処理の証憑が何件で何日止まってるか、承認待ちが誰の所で詰まってるか、今週入る金と出る金、部門ごとの予算との差、いまの資金残の見込み。まず今日の分を一回だけ出して見せて。知らせる仕組みはそのあとでいい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
未処理の証憑と滞留日数、承認待ちの詰まり、今週の入出金、部門別の予算差異、資金残の見込みが1枚に並ぶ毎朝のダッシュボードと、決めた線を超えた時だけ根拠つきで出る例外通知、自動にできない時の手で出す手順
まず自分で試す
今日のダッシュボードを開き、承認待ちが一番詰まっている人の欄を指でたどる
予算差異の1行を、経理Excelの予算シートと月次シートから自分で計算し直す
滞留の線を5日から3日へ変えて、通知の対象が増えるのを見る
通知の文を1本読み、どの数字が根拠か指で示せるか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今日の1枚が読めたら
これを毎朝出るようにしたい。あと、5日以上止まってる証憑と、予算を超えた部門と、13週のどこかで残がマイナスになる時だけ知らせて。知らせる文には、どの数字がいくらでそうなったのかを必ず付けて。自動にできるならどこで動いて何を元にどこへ出るか、止め方まで先に教えて。無理なら手で出す手順を短く。
送った後に試す
次に動く日時と、ダッシュボードがどこへ出るのかを見る
止め方と、止めた後に手で出す手順がどの画面にあるか見る
例外通知の文が出てきたら
通知は経理の中だけに出して。取引先にも他の部署にも出さないで。金額が入るから、宛先の候補も出さないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
朝に読む量が多い
「上の3行を、今日止まっている件数と今週の出金合計と一番危ない週だけにして」
通知が多くて麻痺する
「通知は1日3本までにして、超えた分は翌朝のまとめに回して」
数字の出どころが不明
「各ブロックの下に、どのシートの何行から出したかを小さく書いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日ここまでできたらOK
今日の分を開き、未処理・承認待ち・入出金・予算差異・資金残の5つがそろっているのを確かめた
予算差異の数字を1つ、経理Excelから自分で計算し直して合っていた
毎朝の自動設定の内容か、手で出す手順のどちらかを保存した
通知の宛先が経理の中だけで、取引先が入っていないことを読んで確かめた
本当に完成した証拠
翌朝、ダッシュボードが実際に出て開けた(手動の時は手順どおり自分で出せた)
線を超えた例外通知が1本届き、その根拠の数字を元データまでたどれた
Workで作った物を保存するプロンプト
この締め進捗の1枚と例外通知の条件、毎朝の設定内容(または手で出す手順)、止め方を、完成フォルダの「締め進捗ダッシュボード」へ保存して。通知は経理の中だけ、という決まりも書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず「5日以上止まっている証憑の件数」だけを毎朝の1行にして、自分の部署で1週間続けてみます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
振込の前に、止まるかどうかを全部試そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この仕組みでお金が間違って出ていくとしたら、どこからだと思う?起きたら困る順に5つ挙げて。まだ直さなくていい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
ここまでの受付一覧・承認画面・資金繰り・通知の一式を、そのまま危ないケースの的にします。
できるようになること
二重払いや口座のすり替えが起きた時に、止めて、二人で確かめて、戻す動きが増えます。
この内容を詳しく学ぶ教材
FIN-09「二重払い・口座のすり替え・金額の桁違いを、振込前に止めよう」