採用から初日の準備まで、どこで止まっているか見える画面を作ろう
今日手元に残るもの
応募数、日程待ち、選考にかかった日数、辞退理由、入社準備、学習進捗を工程別に集計し、候補者の評価を出さず詰まりだけを知らせる「採用・入社準備ダッシュボード」と、人事内の担当者通知・手動発行手順
時間の目安
設定まで 30〜40分・次回集計の確認は設定した日時以降
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
応募数、日程待ち、選考にかかった日数、辞退理由、入社準備、学習進捗を工程別に集計し、候補者の評価を出さず詰まりだけを知らせる「採用・入社準備ダッシュボード」と、人事内の担当者通知・手動発行手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
HR-04の応募・候補日時の状態、HR-05の記録状態、HR-06の学習進捗、HR-07の準備台帳を、同じ架空IDのまま集計元にします。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
いま誰待ちなのか、表を何枚も開かないと分からん。応募が何件、日程待ちが何件、選考に何日かかったか、辞退理由、入社準備、90日の学習の進み具合を工程ごとに一枚へまとめて。個人の点数や良い悪いは出さず、止まってる場所と担当だけ。まず今日の架空データで一回見せて、通知の設定はあとで決めたい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
応募数、日程待ち、選考にかかった日数、辞退理由、入社準備、学習進捗を工程別に集計し、候補者の評価を出さず詰まりだけを知らせる「採用・入社準備ダッシュボード」と、人事内の担当者通知・手動発行手順
まず自分で試す
日程待ちの件数を一つ、HR-04の架空応募ID一覧から自分で数え直す
辞退理由の内訳を押し、元の記録が空欄の物は「理由不明」のままか確かめる
担当者が入れた滞留基準を変え、詰まりとして出る工程が変わるのを見る
通知の見本を読み、候補者の名前・順位・合否が一つも入っていないことを確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今日のダッシュボードを元台帳と照合できたら
次回から同じ形で出す設定案を作って。いつ動くか、どの台帳を読むか、どこへ出すか、何を知らせるか、止め方、失敗時の手動手順を先に一枚で見せて。人がOKするまでは有効にしないで。
設定案を自分で読み、「この架空テストだけ有効にしてよい」と決めたら
通知は人事内で人が選んだ宛先だけにして、候補者名や面接評価は入れず、工程名、件数、止まった日数、担当、元のIDだけ。外部や応募者には送らないで。自動が使えなければ同じ内容を手で出す手順にして。
送った後に試す
次に動く日時と、人が選んだ人事内の出力先を画面で見る
停止ボタンと、止めた後の手動発行手順を開いておく
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
数字が多くて朝に読めない
「先頭は昨日から増えた詰まり、期限を過ぎた工程、担当未設定の三つだけにして」
工程の意味が分からない
「各数字の横に、何を数えたかと元の台帳名を短く表示して」
通知が多くなりそう
「同じ工程の通知は一つにまとめ、変化がない日は朝の一覧だけにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日ここまでできたらOK
今日のダッシュボードを開き、応募・日程・選考日数・辞退・入社準備・学習進捗の六つを確認した
工程の数字を一つ元台帳から数え直し、同じ件数になっていた
設定案の実行日時・入力元・出力先・通知内容・止め方を人が読めた
通知見本に候補者の評価や名前がなく、人事内だけで止まることを確かめた
本当に完成した証拠
人が有効にした後の次回日時にダッシュボードが実際に出て開けた、または手動手順どおり同じ物を出せた
工程の詰まり通知が一件出て、件数と元のIDを台帳までたどれた
Workで作った物を保存するプロンプト
このダッシュボード、設定案または有効化後の記録、手動発行手順を完成フォルダの「08_人事工程ダッシュボード」へ保存して。照合がうまく合った数字、次回まで未確認の点、人事外へ未送信であることも運用メモに残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自社の「面接日程待ち」一工程だけへ置き換え、毎朝だれが数字を確認するかを決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
見てはいけない属性と権限外の閲覧を、架空ケースで止めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この人事の仕組みに、見ちゃいけない属性が混ざる場面を三つ挙げて。期待する止まり方も先に書いて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
応募画面・面接記録・入社連携・ダッシュボードと、止め方・手動手順を安全テストの対象にします。
できるようになること
職務証拠だけを見る画面と、同意・削除・閲覧の境界を実際の操作で確かめられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
HR-09「年齢や性別ではなく、仕事の記録だけを見る採用画面にしよう」