画面を見ながら直せて、だめなら元に戻せる社内ITガイドを作ろう
今日手元に残るもの
正式な製品文書と社内手順を分け、対象環境、準備、手順、確認、戻し方、問い合わせ先、出典URL、製品版、確認日・更新日をそろえた「社内ITヘルプ記事」
時間の目安
最初のヘルプ記事まで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
正式な製品文書と社内手順を分け、対象環境、準備、手順、確認、戻し方、問い合わせ先、出典URL、製品版、確認日・更新日をそろえた「社内ITヘルプ記事」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
IT-01のサポートチケットから、確認済みの症状・対象端末・再現手順・影響だけを使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
同じ問い合わせに毎回答え直してる。この症状の直し方を、製品会社の公式ページと社内手順だけで、準備、押す順、直った確認、戻し方、だめな時の連絡先まで記事にして。対象OSと版、URL、今日見た日、記事の更新日も。見つからない所は未確認、管理者操作は人へ回して。まだ全社公開しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
正式な製品文書と社内手順を分け、対象環境、準備、手順、確認、戻し方、問い合わせ先、出典URL、製品版、確認日・更新日をそろえた「社内ITヘルプ記事」
まず自分で試す
出典リンクを一つ開き、製品の公式発行元・対象版・記事の手順が合うか見る
対象OSを別の物へ切り替え、同じ手順を出さず対象外になるか確認する
記事どおり架空の設定画面を進み、確認方法から戻し方まで一回通す
公開候補を押し、記事責任者の確認前で止まることを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
記事の手順ができたら
公式手順と社内だけの決まりを見出しで分けて。古い版、違うOS、権限が足りない、途中で画面が違う場合は続けず問い合わせへ戻る分岐を足して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
画面名が古そう
「各手順の横に確認した製品版と日付を付けて」
戻し方が怖い
「変える前に記録する値、戻す値、戻った確認を三行にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
対象環境・手順・確認・戻し方・問い合わせ先・出典・版・確認日が記事にそろった
一つの手順を公式原文まで戻って照合し、違うOSでは止まることを確認した
管理者操作と全社公開が人の確認待ちで、記事は未公開だった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「IT02_版付きヘルプ記事」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では問い合わせが多い一つのアプリだけへ置き換え、利用中の版で画面名が合うか担当者が読み合わせます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
障害中・復旧・振り返りの連絡を同じ事実から作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このチケットと記事を元に、発生中、復旧した時、あとで振り返る時の三つの連絡ひな形を作って。まだ送らないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
症状、影響、対象環境、回避策、確認方法、公式出典、未確認事項を事実欄に使います。
できるようになること
障害の段階が変わっても、事実と次回更新時刻がぶれない連絡セットになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
IT-03「障害が起きてから直るまで、迷わず伝えられる連絡文をそろえよう」