障害が起きてから直るまで、迷わず伝えられる連絡文をそろえよう
今日手元に残るもの
確認済み事実、影響範囲、利用者が取れる回避策、次回更新時刻、社内担当を共通欄にした「障害発生中の告知・復旧報・事後報告テンプレート」
時間の目安
最初の障害連絡セットまで 25〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
確認済み事実、影響範囲、利用者が取れる回避策、次回更新時刻、社内担当を共通欄にした「障害発生中の告知・復旧報・事後報告テンプレート」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
IT-01の架空チケットとIT-02のヘルプ記事から、確認済み事実・影響・安全な回避策・出典を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
10_緊急時の最初の動き.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
障害のたびに文面が変わって余計混乱する。発生中、戻った時、あとで振り返る時の三つを、分かってる事実、影響する人と仕事、安全な回避策、次に知らせる時刻、社内担当でそろえて。原因は未確認なら未確認、復旧確認は人が付けるまで空欄。送信も状況ページ更新もまだ無し。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
確認済み事実、影響範囲、利用者が取れる回避策、次回更新時刻、社内担当を共通欄にした「障害発生中の告知・復旧報・事後報告テンプレート」
まず自分で試す
発生中の文面から影響範囲を一つ選び、元チケットの記録まで戻る
原因を未確認に変え、復旧報にも断定した原因が残らないか確かめる
次回更新時刻を動かし、三つのテンプレートの共通欄がそろうか見る
送信候補を押し、宛先とIT責任者の確認画面で止まることを確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
三つの文面がそろったら
利用者向けの短い本文と、担当者向けの詳しい記録を分けて。次回更新時刻を過ぎた時は、原因を推測せず「調査継続」の更新案を出すようにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
利用者向けが長い
「最初に影響、今できること、次回時刻の三行だけ置いて」
復旧の意味が曖昧
「どの機能を誰がどう試して戻ったと判断するかを書いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
発生中・復旧・事後の三文面で事実・影響・回避策・次回時刻・担当が対応していた
未確認の原因が断定されず、復旧確認を人が付ける欄が空いていた
外部送信・社内一斉送信・状況ページ更新が未実行で止まっていた
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「IT03_障害連絡テンプレート」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では過去に多かった一つの停止事例だけへ置き換え、次回更新時刻の決め方を担当者間で確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
誰がどの端末とソフトを使うか検索できるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このチケットの端末情報を入口に、会社の端末とソフトを誰が使ってるか探せる台帳画面を作りたい。空欄は空欄のままで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
チケットに出た利用者ID、端末名、サービス、版、最終確認時刻を資産記録の入口にします。
できるようになること
端末・ライセンスの所在と古い記録を、問い合わせから同じIDで探せます。
この内容を詳しく学ぶ教材
IT-04「誰がどのパソコンとソフトを使っているか、すぐ探せる台帳を作ろう」