誰がどのパソコンとソフトを使っているか、すぐ探せる台帳を作ろう
今日手元に残るもの
資産番号、利用者ID、場所、OS・版、保証期限、暗号化確認、ライセンス、最終確認日を検索し、重複割当・期限切れ・古い記録を元行つきで示す「端末・ライセンス管理画面」試作
時間の目安
最初の端末検索画面まで 35〜50分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
資産番号、利用者ID、場所、OS・版、保証期限、暗号化確認、ライセンス、最終確認日を検索し、重複割当・期限切れ・古い記録を元行つきで示す「端末・ライセンス管理画面」試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
IT-01〜03の架空チケットに記録した端末・利用者・サービス・版・時刻を、分かる範囲だけ資産候補へつなぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この端末だれの、って毎回聞くのを終わらせたい。社員IDと架空チケットから、資産番号、使ってる人、場所、OS、保証、暗号化の確認、ソフトのライセンス、最後に見た日を検索できる画面にして。資料にない端末情報は作らず未確認。古い記録と二重割当だけ目立たせて、端末設定は変えないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
資産番号、利用者ID、場所、OS・版、保証期限、暗号化確認、ライセンス、最終確認日を検索し、重複割当・期限切れ・古い記録を元行つきで示す「端末・ライセンス管理画面」試作
まず自分で試す
利用者IDを一つ検索し、元の社員行とチケットの端末記録へ戻る
最終確認日を古くして、端末が未確認候補として表示されるか見る
同じ資産番号を別の利用者へ入れ、二重割当の警告で保存が止まるか試す
ライセンス解除候補を押し、実サービスを変えず承認待ちになることを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
検索と一覧が動いたら
利用者、端末、ソフトの三方向から探せるようにして。退社・異動の状態と、ライセンス数より割当が多い候補は警告だけ出し、削除や停止は承認待ちにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
未確認が多い
「空欄を埋めず、担当、確かめる方法、確認期限の三つだけ足して」
一覧が横に長い
「資産番号、利用者、状態、最終確認を先頭にし、詳細は開く形にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
八つの管理項目を検索でき、任意の一件から元の社員・チケット記録へ戻れた
古い記録と二重割当を自分で作り、それぞれ別の警告で止まることを確認した
未確認値が推測で埋まらず、端末設定・契約・ライセンス解除は未実行だった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「IT04_端末ライセンス台帳」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では貸出端末一台だけへ置き換え、資産番号と最終確認日を利用者本人と照合します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
入社・異動・退社の権限候補を承認つきで管理しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この台帳を使って、入社、異動、退社で必要なアカウント変更の候補を出したい。本番権限は一切触らず、承認画面まで作って。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
利用者ID、所属、端末・ソフトの割当、最終確認日、未確認、重複候補を使います。
できるようになること
必要なシステムと期限を役割から出し、過剰権限や削除漏れを人へ知らせられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
IT-05「入社・異動・退社で、アカウントの作り忘れと消し忘れを防ごう」