入社・異動・退社で、アカウントの作り忘れと消し忘れを防ごう
今日手元に残るもの
役割、所属、有効期間、必要システム、現在権限、申請理由、承認者を照合し、作り忘れ・過剰権限・期限切れ・退社者の未削除を警告する「承認・期限付きアクセス権管理画面」試作
時間の目安
最初のアクセス権候補画面まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
役割、所属、有効期間、必要システム、現在権限、申請理由、承認者を照合し、作り忘れ・過剰権限・期限切れ・退社者の未削除を警告する「承認・期限付きアクセス権管理画面」試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
IT-04の利用者ID、端末・ソフト割当、最終確認、未確認状態を現在値の候補として使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
入社は作り忘れ、退社は消し忘れ、異動は前の権限が残る。この組織資料と架空社員から、必要そうなシステム、今の権限、開始と終了、理由、承認する人を並べて変更候補にして。役割資料にない権限は足さず、付与・変更・削除は人が対象本人と最小権限を確認するまで実行しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
役割、所属、有効期間、必要システム、現在権限、申請理由、承認者を照合し、作り忘れ・過剰権限・期限切れ・退社者の未削除を警告する「承認・期限付きアクセス権管理画面」試作
まず自分で試す
一つの役割から組織資料の根拠と必要システム候補へ戻る
異動者へ前所属の権限を残し、過剰権限として警告されるか試す
有効期限を過ぎた架空権限を検索し、削除実行でなく確認待ちになるか見る
承認者と申請者を同じにし、二者確認の前で止まることを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
入社・異動・退社の候補が並んだら
異動は追加する権限だけでなく外す候補も出し、退社は停止候補と記録保存の範囲を分けて。申請者と承認者が同じ時は別の人へ回して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
権限名が分かりにくい
「できる操作、対象データ、有効期間を一組で表示して」
退社の候補が多い
「アカウント停止、共有物の引継ぎ、保存が必要な記録を分けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
入社・異動・退社ごとに付与・維持・解除候補、期限、理由、承認者が見えた
過剰権限・期限切れ・同一人物承認を自分で作り、別々の理由で止まった
本番アカウント作成・権限付与変更・停止削除は一件も実行されていなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「IT05_アクセス権候補管理」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では一つの共有フォルダ権限だけへ置き換え、閲覧と編集の違いを所属責任者と確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
本番へ触る前に試験と戻し方がそろう変更票を作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この変更候補を、本番に触る前の申請、テスト、監視、戻し方まで一枚で追える形にして。まだ実施しないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
対象システム、利用者・権限への影響、承認者、期限、現状値、未確認を変更影響へ使います。
できるようになること
変更の目的、事前試験、監視、戻す条件を一案件で追えるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
IT-06「会社のシステム変更を、先に安全に試して戻せるようにしよう」